0

Hoe je de beste inschrijvingen krijgt voor een complex nieuwbouwproject

Lees de blog "Hoe je de beste inschrijvingen krijgt voor een complex nieuwbouwproject" door Saskia Tan, projectleider huisvesting Lucas Onderwijs.

Door Saskia Tan, projectleider huisvesting Lucas Onderwijs

We waren al gestart met de Design & Build aanbesteding voor de nieuwbouw van Lucas Onderwijs, toen we in overleg met kennispartner SBRCURnet besloten om onze vrij traditionele aanpak aan te passen. 

Hoe selecteren we de juiste marktpartijen? 

De opdracht van Lucas Onderwijs betreft een nieuwbouwproject waarbinnen drie functies gehuisvest moeten worden: bassischool Boldingh, Mavo De Populier en kindcentrum Onno Dak. Vanwege die complexe opgave, met verschillende typen gebruikers, besloten we om aan de selectiecriteria de vraag toe te voegen in hoeverre een inschrijver over de competentie beschikt om zo’n opgave aan te kunnen. Dat gaat dus veel verder dan alleen vragen naar ervaring met een soortgelijke opgave. 

Daarnaast vroegen we al in de selectiefase naar een Plan van Aanpak. Zo krijg je zo vroeg mogelijk een goed beeld van het team. Uit een eerdere aanbesteding waarbij we pas in de gunningsfase vroegen naar het Plan van Aanpak, kwamen we er namelijk achter dat hierin enorme verschillen zijn. Juist omdat Lucas Onderwijs streeft naar een meer participatieve aanpak, is het belangrijk om te weten wat de houding van partijen is t.o.v. de werkwijze.

De selectiefase is inmiddels afgerond, met 23 aanmeldingen. Al snel bleek dat onze selectiecriteria een goede houvast gaven bij de beoordeling.

Hoe sturen we op een inschrijving die aansluit bij de vraag?

Lucas Onderwijs wil niet alleen de juiste marktpartijen selecteren, maar ook sturen op een inschrijving die aansluit bij de vraag. Marktpartijen leveren om te kunnen inschrijven een inspanning en het zou zonde zijn als deze inspanning leidt tot ongewenste oplossingen. Een onjuiste interpretatie van de vraag (o.a. Programma van Eisen, Stedenbouwkundige randvoorwaarden) kan leiden tot een niet-optimale, of zelfs ongewenste inschrijving. 

Om dit te ondervangen weken we af van eerdere aanbestedingen, en lasten we twee informatierondes in. Van belang hierbij zijn de tijdstippen van deze informatierondes. De 1e gezamenlijke informatieronde, voor alle geselecteerde gegadigden, hielden we kort na het verstrekken van de gunningsstukken. Wij gaven een presentatie, de scholen konden zich presenteren en profileren en de gegadigden konden vragen stellen. 

Twee weken na de gezamenlijke informatieronde organiseerden we een individuele informatieronde. In de tussentijd waren de teams al gestart met het onderzoeken van de vraag en verkenden ze een aantal oplossingsrichtingen. Juist in deze fase kan er immers behoefte zijn verheldering te krijgen van de vraag, of te toetsen of het verkregen beeld de juiste richting opgaat.

Hoe beoordelen we het ontwerp?

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat deze individuele ronde uitmondt in een ontwerpsessie, of het verbeteren van het ontwerp. Lucas Onderwijs laat zich dan ook niet uit over één mogelijke ontwerpoplossing. Pas nadat de inschrijvingen zijn ingediend, beoordelen we het ontwerp.

Lucas Onderwijs maakt van ieder gesprek een verslag. Dat leggen we, kort na het gesprek, eerst in concept voor aan de betreffende partij. Vervolgens nemen we het, nadat eventuele opmerkingen zijn verwerkt, op in de Nota van Inlichtingen.

Wat is de ‘winst’ voor Lucas Onderwijs?

De gunningsfase is nog niet afgerond op het moment van schrijven. We kunnen dus nog niet de conclusie trekken dat de aanpassingen in de aanbestedingsprocedure ook daadwerkelijk hebben geleid tot goede, op de vraag aansluitende inschrijvingen.

Wat we al wel kunnen opmerken is dat de ‘winst’ voor Lucas Onderwijs tot nu toe is:

  1. Het kennis kunnen maken met de teams, we gaan immers een jarenlange samenwerking aan;
  2. Het vertrouwen dat er goede inschrijvingen komen, we hebben een beeld van de oplossingen waarmee de partijen kunnen komen;
  3. Het tot op zekere hoogte hebben kunnen ‘sturen’.

Of zoals een lid van de gunningscommissie het samenvatte:

‘We blijven op de weg, maar de weg is breed. Hier en daar verplaatsen we een vangrail om de weg te markeren.’

Over de auteur
Na de opleiding TU-Bouwkunde Delft, richting: Architectuur was Saskia Tan 20 jaar werkzaam als projectarchitect bij diverse architectenbureaus. Sinds 4 jaar werkt zij bij Lucas Onderwijs als projectleider huisvesting, en ondersteunt de schooldirectie bij de (vervangende) nieuwbouw en grote uitbreidingen. 

Kennispartnerproject Lucas Onderwijs
Lucas Onderwijs heeft recentelijk een aantal Design & Build aanbestedingen gehouden voor de (vervangende) nieuwbouw van een aantal van haar scholen. Uit evaluatie van deze aanbestedingen is gebleken dat een en ander verbetering behoeft, met name om de vraag beter vertaald te zien in de uiteindelijke inschrijving. SBRCurnet is als onafhankelijke kennispartner ingeschakeld om mee te denken over deze verbeteringsmogelijkheden. Eerste resultaten en ‘lessons learned’ zijn terug te lezen in het document ‘Beter ontwerp door vragenronde in de gunningfase’.


 

Reacties

Nog geen reacties

Reageer