0

Sturen op een beperkt aantal belangrijke prestaties helpt!

Stel prioriteiten, kies niet teveel prestatie-indicatoren (KPI's) voor je bouwproject en maak uitkomsten visueel met beelden en grafieken.

door Feike Oosterhof, Oosterhof Organisatie Advies

'Meten is weten’ is een veelgehoord credo. En maar al te vaak blijft het daar ook bij. We meten ons suf en de uitkomsten komen in nette en overzichtelijke rapportages voor het management te staan. Weten kan echter nooit het doel van het meten zijn. 

Je wilt kunnen (bij)sturen. En dan vooral door de mensen die zelf invloed hebben op de uitkomsten van de metingen. Je zou dus eigenlijk moeten zeggen dat meten een vorm van inzicht bieden is, waardoor het effect van (aangepaste of bijgestelde) inspanningen duidelijk wordt.

Stel prioriteiten en maak het visueel

Bij het meten worden de volgende fouten veel gemaakt:

  • We meten met het oog op teveel prestatie-indicatoren (KPI’s). De inspanningen zijn groot en we kunnen vaak niet aan alles tegelijkertijd werken.
  • We maken de uitkomsten niet visueel. Beelden met grafieken en kleuren zeggen vele malen meer dan lijstjes met cijfermatige analyses.

Voordat je gaat meten is het dus verstandig eerst te bepalen wát je gaat meten. Welke prestaties zijn voor jou belangrijk? Kunnen deze volgens jou 1) verbeterd worden, en/of 2) bepalend zijn voor het succes van je inspanningen? Maak op basis van deze twee criteria een prioriteitenlijst en kies een beperkt aantal prestaties om mee aan de slag te gaan.

Zichtbare prestaties in het Willemskwartier

Zo is ook te werk gegaan bij het project Willemskwartier in Nijmegen, waar in een periode van drie jaar het samenwerkingsverband Groot Onderhoud 2.1 gefaseerd ruim 400 woningen renoveerde. In de loop van dit project ontstond de behoefte om – naast de prima samenwerking – gestructureerd te sturen op het verbeteren van de gezamenlijke resultaten. Hiervoor werden vier belangrijke prestaties benoemd:

  1. Tevreden klanten (de huurders van de te renoveren woningen
  2. De doorlooptijd van de werkzaamheden per woning
  3. De omvang van de herstel werkzaamheden
  4. Orde en netheid op de bouwplaats

Elk van deze vier prestaties werd gemeten én visueel gepresenteerd aan en besproken met de vaklieden van dit project. Voor de klanttevredenheid werd een vlaggenmast in kleuren geschilderd. De positie van de vlag op deze mast gaf de tevredenheid van de klanten in de afgelopen week weer. De doorlooptijd van de werkzaamheden werd visueel gepland (met behulp van Lean plannen) en de werkelijke prestaties werden aan de hand van deze visuele planning besproken. Het aantal herstelwerkzaamheden werd per woning in beeld gebracht met een grafiek die wekelijks bijgewerkt in de bouwkeet hing. Orde en netheid werden besproken aan de hand van fotomateriaal van aangetroffen situaties.

Brede betrokkenheid is essentieel

Simpel, niet? Ja, dat lijkt zo. Maar los van deze meer technische en praktische oplossingen vraagt het ook om het betrekken van de vaklieden, voorlieden, uitvoerders en projectleiders hierbij. Je staat met zijn allen achter het inzichtelijk maken van prestaties … of niet. En zeker als je elkaar wilt prikkelen om met dit inzicht in de hand te verbeteren is deze betrokkenheid eenvoudigweg onmisbaar.

In het project Willemskwartier is dan ook in ruime mate aandacht gegeven aan deze betrokkenheid. Deze is als volgt vormgegeven:

  1. Aftrapbijeenkomst met alle vaklieden 
    Hierbij werd een goede en praktische uitleg gegeven van het achterliggende idee en de concrete uitwerking en besproken van wat zij hieraan kunnen bijdragen.
  2. Training van de voorlieden en uitvoerders van de betrokken bedrijven in Groot Onderhoud 2.1
    Ze leerden hoe ze hier in gezamenlijkheid mee kunnen omgaan, hoe het past in hun werkorganisatie en op welke manier ze hierover met de vaklieden in gesprek gaan.
  3. Workshop met de projectleiders van de betrokken bedrijven
    Dit zorgt ervoor dat ze deze aanpak en de gekozen werkwijze ondersteunen en er op aanspreekbaar zijn voor hun eigen uitvoerders cq. voorlieden.

Tot slot, twee laatste tips!

  1. Maak de meting(en) onderdeel van de bestaande werkorganisatie
    Zorg voor het continu bijwerken van de uitkomsten en agendeer het minimaal wekelijks – maar liever nog dagelijks – in het gezamenlijk overleg. De dagstart op de bouw is hiervoor een aangewezen plek, evenals het periodiek overleg zoals een bouwvergadering.

  2. Betrek ook de opdrachtgever 
    – als vertegenwoordiger van de klanten – bij dit proces en laat zien hoe je gezamenlijk werkt aan het verbeteren van de prestaties op basis van het verschafte inzicht uit de metingen.

Over de auteur
Feike Oosterhof is eigenaar van Oosterhof Organisatie Advies, en was via SBRCURnet betrokken bij het Kennispartnerproject Groot Onderhoud 2.1 in het Willemskwartier. Door toepassing van LEAN-gedachtegoed en -tools, hielp hij de vakmensen beter te laten samenwerken aan klantresultaten.

Kennispartnerproject Groot Onderhoud 2.1
Het Willemskwartier in Nijmegen is een karakteristieke volkswijk uit 1922. Woningbouwcorporatie en opdrachtgever Portaal schreef geen uitgebreid bestek, maar prikkelde marktpartijen om een passend plan van aanpak op te stellen. Er werd een uitdagend budget per woning meegegeven en een aantal taakstellende eisen.