0

Open houding leidt tot andere werkwijze – Poortvrije passages, Amsterdam Centraal

Bouwen op een dynamische locatie als Amsterdam Centraal stelt bijzondere eisen aan ontwerpers een aannemers. ProRail trad op als gedelegeerd opdrachtgever namens NS bij de bouw van 2 nieuwe (winkel)passages onder de sporen van het station, tussen de bestaande 3 reizigerstunnels. De nieuwe passages maken het mogelijk om via een onderdoorgang onder het spoor - zonder OV-chipkaart - via het station van het centrum naar het IJ en andersom te gaan.

Deze beschrijving is tot stand gekomen met dank aan: Albert Hazeleger, bouwmanager vanuit Prorail en Hans Lammers, Hoofd Bedrijfsbureau BAM Civiel.

PROCESBESCHRIJVING

Situering winkelpassages

Heldere planning door tijdige communicatie
De bouw van de nieuwe passages vereist een buitendienststelling van een aantal sporen en dat moet ongeveer anderhalf jaar van tevoren worden aangevraagd. De stakeholders worden op de hoogte gesteld en de dienstregeling van de NS wordt erop aangepast. Een strakke planning van de bouw is dan ook essentieel. NS en Prorail communiceren de planning in de uitvraag, waarin ook het gewenste eindresultaat helder is geformuleerd, evenals de voorkeursbouwsystematiek. Ruimte voor flexibiliteit is er wel.

Amsterdam Centraal kan niet op slot tijdens werkzaamheden. De aannemer moet dan ook rekening houden met de reiziger. De veiligheid staat daarbij voorop. BAM Civiel besteedt bij de inschrijving veel aandacht aan de veiligheid en betrokkenheid van alle stakeholders. Ook grijpt het bedrijf de ruimte in het contract aan als kans om op een andere manier invulling te geven aan de vraag.

‘Durf te vragen of je de opdracht hebt begrepen’
In de tenderfase blijkt al snel dat BAM de opdracht goed heeft begrepen en echt met de opdrachtgever in gesprek wil gaan om samen het best mogelijke resultaat tot stand te brengen. Bam benut de “aftastperiode” optimaal om tot de kern van de opgave te komen en de juiste oplossing te kunnen bieden. ‘Je moet als uitvoerende partij durven vragen of je de opgave goed begrepen hebt’, zegt Hans Lammers, tendermanager vanuit BAM. ‘Voor een goed plan waar ook de opdrachtgever volledig achter zal staan, is het tegelijkertijd noodzakelijk precies te weten waar je als bedrijf goed in bent.’

Het resulteert in gunning van de opdracht. Bouwmanager bij ProRail Albert Hazeleger: ‘Niet alleen het plan is goed uitgedacht, ook gevoelsmatig geeft BAM ons het vertrouwen de juiste partij te zijn voor deze opdracht.’

Open houding leidt tot andere werkwijze
5 maanden voor de start van het werk wordt de planning van de buitendienststelling van de sporen toch nog aangepast. BAM had namelijk al ervaring met een andere manier van bouwen, die meer ruimte op de perrons zou creëren voor de reizigers. Albert Hazeleger (ProRail) ziet de toegevoegde waarde hiervan in, ondanks de gevolgen voor de planning, en weet ook de NS-directie te overtuigen.

Al vroeg in het proces leiden de open houding van Hazeleger en het proactief meedenken van BAM tot een hele andere technische uitwerking van het plan dan oorspronkelijk de bedoeling is.

Afgraving tijdens spoorbakfase, foto: Amsterdamcentraal.nu

De start: een PSU in plaats van klassieke bouwvergadering
Op initiatief van Hans Lammers (BAM) kiest het team niet voor een klassieke bouwvergadering bij de start van het project, maar voor een Project Start-Up (PSU). Het is geen zakelijke kick-off, maar een meer informele bijeenkomst om elkaar goed te leren kennen. Bij de PSU wordt in het prille begin van het project intensief aandacht besteed aan het op 1 lijn krijgen van de ideeën van de betrokkenen. Een PSU helpt het team om:

  • Elkaar beter te leren kennen;
  • Elkaars motieven en drijfveren te ontdekken;
  • Helder te krijgen hoe de projectleden aankijken tegen het beoogde resultaat van het project;
  • Duidelijke en realistische werkafspraken te maken.

Planning
Op 31 december 2010 geeft ProRail aan BAM Civiel de opdracht voor de realisatie van twee winkelpassages. BAM start, zoals gepland, medio december 2011 met de uitvoering. De eerste grote buitendienststellingen van drie sporen duurt exact 13 weken. Precies een jaar na de start neemt NS het oorspronkelijke spoorboekje weer in gebruik.

EINDRESULTAAT

Winst door alternatieve aanpak
De alternatieve aanpak van BAM tijdens de zogenoemde ‘spoorbakfase’ – die aanleiding was de planning aan te passen – levert een winst op van maar liefst 3,5 meter op het perron. Oorspronkelijk zou 2,5 meter beschikbaar zijn voor reizigers, nu is er 6 meter waar reizigers in alle veiligheid gebruik van kunnen maken. De manier waarop BAM en ProRail hierin hebben samengewerkt, heeft dit resultaat mogelijk gemaakt. Tijdens de spoorbakfase is het zand onder de sporen afgegraven en het dek van de twee nieuwe passages gebouwd.

Realisatie van het dek van de nieuwe passage, foto: Amsterdamcentraal.nu

LEERPUNTEN

PSU creëert openheid
De opdrachtgever geeft bij een PSU een toelichting op het beoogde project. Zijn er nog deelnemers onbekend met de projectaanpak, dan zet de opdrachtgever de hoofdzaken op een rij. Verder fungeert de PSU als een workshop, waarbij de deelnemers de belangrijke aspecten van het project inventariseren en uitdiepen. Door het collectieve karakter wordt optimaal gebruik gemaakt van de inbreng van alle deelnemers.

‘Een PSU is geen wondermiddel’, zegt Hazeleger. ‘Maar het is wel van belang om elkaar zo te leren kennen en elkaars ideeën te begrijpen. De workshop creëert een zekere openheid. De onderlinge communicatie verloopt daarna veel gemakkelijker.’ Hans Lammers beaamt dit: ‘Die openheid moet wel ook in je karakter zitten. Die is er niet bij iedereen van de ene op de andere dag. Stel je team hier dus bewust op samen.’

Betrokkenheid creëren
Daarnaast is het belangrijk dat de teamleden zich betrokken voelen bij het project. Dat gevoel vergroot je door de individuele medewerkers verantwoordelijk te maken voor hun specialistische bijdrage.

‘Je moet als teamleider niet iedereen op de vingers kijken’, vertelt Lammers. ‘Wel moet je bereikbaar zijn voor vragen. Is er een probleem ontstaan? Blijf er niet te lang bij stilstaan, maar ga samen op zoek naar een oplossing.’ Van belang is dus het team te coachen en ook de successen te vieren.

‘Het team als geheel bepaalt het succes van het project’, stelt Lammers. ‘Investeer dus in het samenstellen ervan.’

Afspraken goed vastleggen
Om een dergelijk open sfeer te kunnen creëren, is het essentieel alle afspraken goed vast te leggen. Iedereen weet dan wat van hem of haar wordt verwacht. De planning van ProRail voor het plan is realistisch. Lukt het de aannemer sneller op te leveren, dan staat hier een bonus tegenover.

De begroting waarmee BAM inschrijft, is marktconform, maar levert geen winst op als volgens planning wordt opgeleverd. Het team rekent er echter op sneller te kunnen werken en zo dankzij de bonus toch winst te kunnen maken.

‘Dat kan niet’ is uit den boze
‘Een vraag beantwoorden met “nee dat kan niet” is uit den boze. Neem de tijd om goed uit te zoeken wat de vraag is en kom dan met een goed onderbouwd antwoord’, is het devies van Hans Lammers. ‘Neem op de juiste momenten echt tijd voor het project. Als je weet wat er van je wordt verwacht, hoef je een vraag mét antwoord zelfs alleen maar ter bevestiging bij de opdrachtgever neer te leggen.’

Korte lijnen
Tot slot willen zowel de opdrachtgever als de aannemer meegeven dat het goed werkte dat iedereen vanuit 1 locatie werkte. ‘De lijntjes waren erg kort. Dat kan misschien niet overal, maar als het wél kan, benut die mogelijkheid dan.’

Amsterdam Centraal, foto: Joshua6464 (Wikimedia Commons)