0

Resultaatgericht Samenwerken (RGS) – de belangrijkste verschillen en overeenkomsten van 3 bouwprojecten

De methodiek Resultaatgericht Samenwerken (RGS) biedt handvatten voor het hele bouwproces, van de initiatiefase via de planfase tot de uitvoering. Aanleiding voor het ontwikkelen van de methodiek is de wens efficiënter te werken en faalkosten te reduceren. Er zijn meerdere projecten volgens RGS gerealiseerd en de eerste ervaringen leren dat het werkt. Er wordt tijd en geld bespaard, met een gelijkwaardige of betere kwaliteit en hogere bewonerstevredenheid. De 3 hier beschreven voorbeeldprojecten tonen het aan.

PROCESBESCHRIJVING

Het doel van Resultaatgericht Samenwerken (RGS) is om via procesoptimalisatie, samen met de verschillende onderhoudsbedrijven, op alle vlakken een zo optimaal mogelijk proces te ontwikkelen. Uiteindelijk moet dat in de toekomst leiden tot maximale winst op het gebied van tijd, geld, bewonerstevredenheid en samenwerking. Alle ketenpartners hechten er veel waarde aan om te ervaren en te meten welke voordelen deze manier van werken oplevert en wat de aandachtpunten zijn. Dit niet enkel vanuit de opdrachtgever maar ook vanuit de ketenpartners en de uiteindelijke gebruiker, de huurder.

De drie bouwprojecten die in deze omschrijving als voorbeeld dienen, hebben enkele factoren gemeen:
  • Er is sprake van een samenwerking tussen een woningcorporatie en een vastgoed onderhoudsbedrijf (respectievelijk GroenWest, Provides en Rijswijk Wonen en Hemubo, Smits Vastgoedzorg en een consortium van Rutges Vernieuwt, Van Zoelen en Plegt-Vos);
  • Het draait in de projecten om het planmatig onderhoud of de renovatie van huurwoningen;
  • Er is bewust voor gekozen niet traditioneel aan te besteden, maar te sturen op KPI’s, prestatie-afspraken en selectie op basis van andere selectiecriteria dan de laagste prijs.

De 3 cases zijn:

Verantwoordelijkheid delen

Traditioneel maakt een woningcorporatie een bestek, dat wordt aanbesteed. De opdrachtgever selecteert de aannemende partijen op laagste prijs. De actuele krimp van woningcorporaties en de wens naar oplossingen uit de markt zijn aanleiding te zoeken naar alternatieve werkvormen, zoals Resultaatgericht Samenwerken (RGS). De opdrachtgever is dan ook meestal de initiatiefnemer voor RGS.

Zoals gezegd worden bij RGS KPI’s (prestatie-eisen) vastgesteld. De opdrachtgever kan – en moet – verantwoordelijkheid uit handen geven, terwijl de opdrachtnemer meer verantwoordelijkheid neemt. Het feit dat aannemende partijen vaak vanaf de initiatieffase aan tafel zitten, draagt hieraan bij. Het leidt tot meer verantwoordelijkheidsgevoel en commitment bij de aannemende bedrijven. Een van de doelstellingen van RGS.

Vaststellen KPI’s
De manier en het moment waarop KPI’s worden opgesteld, verschilt bij de 3 omschreven projecten, maar leveren wel steeds het beoogde resultaat op, passend bij de opgave en de projectteams.

Zo legt woningcorporatie GroenWest zelf KPI’s vast, die vervolgens onderdeel zijn van de selectieprocedure. Selectie gebeurt op basis van ‘Wie kan het doen?’. Provides en Rijswijk Wonen daarentegen selecteren eerst een aantal bedrijven waarmee ze al de nodige ervaring hebben, en komen samen met de geselecteerde partij(en) tot planvorming en invulling van KPI’s.

Ervaring met RGS is inmiddels bijna een voorwaarde voor selectie. Partijen die deze ervaring nog niet hebben kunnen opdoen, kunnen via de Kennispartner ondersteuning aanvragen en ervaring opdoen.

Kwaliteitsuitgangspunten
De planvorming verloopt via ‘de rode draad’ van de RGS-methodiek. De bijbehorende kwaliteitsuitgangspunten (veiligheid, gezondheid, energieprestatie, leefbaarheid/gebruikskwaliteit, duurzaamheid, toekomstwaarde en wonen) dragen bij aan het omschrijven van het werk en het opstellen van 2 of 3 scenario’s met vaste prijs.

Daarnaast worden de KPI’s vertaald naar smart doelstellingen en vormen ze - na overeenstemming - de uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn de basis voor de monitoring gedurende het proces en de afsluitende evaluatie. Monitoring is een vast onderdeel van RGS.

Na de selectie gaan opdrachtgever en opdrachtnemer een samenwerking aan die, afhankelijk van het project. enkele maanden tot enkele jaren kan duren. Belangrijk voor het slagen van de samenwerking is de teamvorming. Wederzijdse belangen komen op tafel, de samenwerkingsvorm is namelijk vergelijkbaar met een bouwteambenadering.

Contractvorming
RGS kent twee contractvormingsmomenten, waarvoor modelovereenkomsten beschikbaar zijn. Er horen een intentieverklaring en een aannemingsovereenkomst bij. Door de contractvorming zo efficiënt mogelijk in te richten, kunnen projectpartners veel energie steken in de projectdoelen. Juridische kosten kunnen ze minimaliseren, dankzij de standaardisatie.

De RGS-initiatiefnemers zien de introductie van de twee contractmomenten als een overwinning, omdat niet alles vooraf is dichtgetimmerd. Gaat er onverhoopt toch iets mis, dan neemt men afscheid van elkaar en starten juridische procedures achteraf.

Rolverandering
De ‘menskant’ is een belangrijk aandachtspunt bij RGS. De methode vraagt om (rol)verandering en om competenties die voor sommige partijen nieuw zijn. En over het algemeen vinden mensen het eng om van rol te veranderen, ander werk te doen of andere verantwoordelijkheden te krijgen.

Zo gaat de opdrachtgever traditioneel uit van ‘wie betaalt, bepaalt’ en de opdrachtnemer van ‘u vraagt, wij draaien’. Bij RGS is dat anders. De opdrachtgever geeft verantwoordelijkheid uit handen en moet ‘vertrouwen’. Opdrachtnemers krijgen de kans om al in een vroeg stadium mee te denken. Het kan mensen voor wie dit nieuws is onzeker maken. De focus op de bewoner vraagt het uitvoerend personeel om bepaalde competenties (zoals klantgerichtheid), die soms nog aangeleerd moeten worden.

Projectvoorbeeld 1: Provides - Renovatie Oranjekwartier
Voor de renovatie van het Oranjekwartier in IJsselstein werkt woningcorporatie Provides met een consortium van drie bouwkundige ketenpartners, met wie Provides regelmatig samenwerkt: Rutges Vernieuwt, Van Zoelen en Plegt-Vos. Het gaat om een renovatie/groot onderhoud project van zes woonblokken met elk 21 portiekwoningen (bouwjaar 1968). Het consortium renoveert de woningen in bewoonde staat, door middel van ketensamenwerking en een LEAN proces. Het gaat om zowel binnen- als buitenrenovatie, inclusief energetische verbetering en duurzaamheid.

  • In de ontwerpfase is gestuurd op ‘netto contante waarde’ en ‘total cost of ownership’. De investeringen zijn dus tot het einde van de exploitatie (tot 30 jaar na renovatie) doorgerekend, inclusief toekomstige beheerlasten.
  • De KPI’s die Provides samen met de ketenpartners heeft afgesproken, zijn: klanttevredenheid, kwaliteit, financiën, tijd en duurzaamheid. Deze KPI’s zijn SMART – en dus meetbaar – gemaakt.
  • Het project is opgesplitst in zes uitvoeringsfases, elk woonblok een eigen fase. Na elke fase wordt de samenwerking en de KPI’s uitgebreid geëvalueerd.
  • De verbeterpunten die hierbij naar voren komen worden meteen doorgevoerd in de volgende fase, met als doel de RGS aanpak gedurende het proces continu te verbeteren.

De vooruitgang is duidelijk zichtbaar naarmate het project vordert. Het consortium schoort vooral hoog op het gebied van bewonerstevredenheid. De (bouw)medewerkers gaan steeds bewuster om met ‘de klanten van Provides’, de bewoners dus. De uitvoering verloopt steeds soepeler en efficiënter, wat veel tijd en geld bespaart. Het stimuleert en motiveert het uitvoerend personeel enorm.

Projectvoorbeeld 2: GroenWest - Planmatig onderhoud Van Voorthuijsenhof
Woningcorporatie GroenWest werkt met acht vaste onderhoudsbedrijven, waaronder Hemubo. GroenWest werkt eraan het proces van planmatig onderhoud verder te optimaliseren. De corporatie richt zich daarbij extern op de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en intern op opleiding en competenties van medewerkers.

GroenWest is gestart met het planmatig onderhoud aan het Van Voorthuijsenhof. Er zijn, in samenwerking met Hemubo, een aantal belangrijke stappen gezet.

  • Het complex is uitgewerkt conform de RGS-methodiek Kwaliteit in Balans (KiB). Deze methodiek is nog volop in ontwikkeling en dankzij het project kon KiB worden aangevuld en uitgebreid.
  • Om meer competenties te ontwikkelen op gebied van Resultaatgericht Samenwerken (RGS) worden specifiek voor de uitvoering van dit project mensen extra opgeleid.
  • Er zijn standaard formats (documenten) ontwikkeld en het aantal documenten is tot een minimum teruggebracht. Op deze manier verloopt het proces sneller en efficiënter dan vergelijkbare projecten die in het verleden op traditionele wijze zijn uitgevoerd.

Projectvoorbeeld 3: Rijswijk Wonen - Renovatie Steenvoorde Zuid
In de wijk Steenvoorde Zuid in Rijswijk bezit woningcorporatie Rijswijk Wonen een aantal flats die vanwege de technische staat en uitstraling met hoge prioriteit moeten worden gerenoveerd. In 2013 besloot Rijswijk Wonen het grootonderhoud-project uit te voeren volgens Resultaat Gericht Samenwerken (RGS).

Op basis van een meervoudige selectie selecteerde Rijswijk Wonen 1 partij, conform de principes van Best Value Procurement. Die partij is Smits Vastgoedzorg uit Rotterdam. Rijswijk Wonen en Smits Vastgoedzorg volgen de procesfasering uit de Leidraad Resultaatgericht Samenwerken.

  • Vernieuwend is het ontwikkelteam, waarin verschillende disciplines (markt, financiën en techniek) zijn vertegenwoordigd.
  • Er lag een probleemverkenning op tafel, maar het ontwikkelteam heeft de echte kwaliteitsuitgangspunten vastgesteld en uitgewerkt naar prestatie-indicatoren en prestatie-eisen. Zowel voor de grootonderhoudsbeurt zelf, als voor de exploitatieperiode van 40 jaar.
  • Vernieuwend is ook de wijze waarop bewoners konden participeren en waarop met hen is gecommuniceerd. De ingrepen zijn aan de bewoner getoond via een modelwoning. Ze konden de ingrepen ook nog beïnvloeden. Zo konden ze de kleurstelling kiezen.
  • Daarnaast is de wijze van risicomanagement anders ingevuld in combinatie met main-consultancy en main-contracting.
  • Er zijn verschillende scenario’s doorberekend op kosten en de impact op de onderscheiden kwaliteitsthema’s (veiligheid, gezondheid, duurzaamheid, energiezuinigheid, bruikbaarheid e.d.).
  • In financiële zin is niet alleen gekeken naar de kosten, maar ook naar het rendement en de waarde van de blokken.
  • Tot slot zijn prestatieafspraken gemaakt en prestatiegaranties afgegeven.
.

EINDRESULTAAT

Het ideale eindresultaat is ‘tevreden bewoners in een mooie, vernieuwde woning’. RGS leidt aantoonbaar tot een optimaler proces bij gelijkblijvende, of betere technische kwaliteit. Procesoptimalisatie houdt in:

  • tijd- en kostenbesparing;
  • het beter inzetten van werkkracht;
  • het meer rekening houden met de eindgebruiker.

Resultaatgericht Samenwerken is duidelijk gericht op efficiëntie en dus geschikt voor projecten die hierop de aandacht willen vestigen. Voor projecten gericht op (totaal-) productinnovatie is deze aanpak niet geschikt. RGS levert een bijdrage aan het selectief omgaan met competenties. De methodiek biedt handvatten om de competenties van medewerkers in kaart te brengen. Hierdoor krijgen betrokken partijen een beeld van de competenties die ze al in huis hebben en welke er nog ontbreken. Hierop kunnen ze inspelen met gerichte opleidingstrajecten.

LEERPUNTEN

Resultaatgericht Samenwerken is een leidraad / methodiek. Het verdient aanbeveling om per project te bepalen welke aanpak nodig en zinvol is, ook al wijkt een en ander af van RGS. Juist door de aanpak aan te passen aan de behoeften, kan elk project bijdragen aan de ontwikkeling van de methodiek. Bovendien behaalt elk project zo een optimaal resultaat.

Valkuil is dat betrokkenen vervallen in het herhalen van enkel een procedure, die dan ook niet ‘optimaal’ kan zijn. Een van de belangrijkste aandachtspunten blijft wel het gezonde verstand te gebruiken.

Een uitdaging ligt hem in de consequenties voor de organisatie van het invoeren van RGS. De pilot is in feite opgebouwd vanuit een traditionele omgeving bij de opdrachtgever. De voordelen van RGS komen pas echt duidelijk aan het licht, als de organisatie zich aanpast aan de procesvereisten, de benodigde competenties, de organisatieprofielen en -functies en het beleidsinstrumentarium (Investeringsbeleid, onderhoudsbeleid en inkoopbeleid).

AANVULLENDE INFORMATIE

In 2008 startte het consortium Kwaliteit in Balans (KiB), met vertegenwoordigers vanuit het bedrijfsleven (vastgoed onderhoudsbedrijven) en de opdrachtgevers (woningcorporaties). SBRCURnet droeg als onafhankelijke kennispartner jarenlang bij in de vorm van kennis en financiering. Meerdere partijen (TNO, OnderhoudNL en SBRCURnet) dragen de methodiek en het gedachtengoed van RGS inmiddels uit en publiceerden in 2013 de gezamenlijke ‘Leidraad Resultaat Gericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud’.

De leidraad sluit aan bij de ontwikkeling dat verantwoordelijkheden verschuiven van opdrachtgever naar opdrachtnemer, zeer actueel bij overheden en corporaties. RGS is bedoeld voor complexe projecten waarbij meerdere onderhoudsdisciplines aan bod komen.

Bekijk hier een video over RGS.

Bekijk hier het webinar ‘RGS voor opdrachtgevers’

Bekijk hier het webinar ‘RGS voor opdrachtnemers’