0

publicatie: De MKB automatiseringsscan

1 Bedrijfsactiviteiten

1 Bedrijfsactiviteiten

RELATIEBEHEER (CRM)
Hoe verkrijg ik opdrachten, beheers ik de gemaakte afspraken en verzamel ik de benodigde klantgegevens.

taken:

  • acquisitie (o.a. bijhouden 'to do' lijsten)
  • klantenbeheer (uitsluitend NAW gegevens)
1. Voert u gericht een acquisitiebeleid?
nee, dat is niet nodig ik krijg voldoende werk 4 punten
(ga verder naar calculeren)
ja, maar ik heb daarvoor geen goed computerprogramma 0 punten
ja, ik heb hiervoor een handmatig systeem; er is bij ons geen behoefte aan een computerprogramma hiervoor 4 punten
ja, ik heb hiervoor een handmatig systeem; er is bij ons wel behoefte aan een computerprogramma hiervoor 0 punten
ja, ik heb hiervoor een computerprogramma 4 punten
2. Houdt u van uw relaties gegevens bij in de computer, bijvoorbeeld adressen, telefoonnummers etc.?
nee 0 punten
ja, beperkt, van leveranciers en onderaannemers, alleen (N)aam, (A)dres en (W)oonplaatsgegevens etc. 2 punten
ja, uitgebreid, ook van mogelijke prospects, opdrachtgevers, architecten etc. 4 punten

CALCULEREN
Hoe bereken ik de kostprijs van een uit te voeren werk en welke criteria heb ik daarbij als uitgangspunt genomen.

taken:

  • uittrekken
  • (deel)begrotingen samenstellen
  • alternatieven doorrekenen en staartposten
3. Gebruikt u uw computer ook bij het uittrekken?
nee, ik heb weinig uittrekwerk 4 punten
(ga verder naar inkopen)
nee, maar ik zou het wel willen 0 punten
(ga verder naar inkopen)
ja, alleen voor sommige berekeningen 2 punten
ja, volledig 6 punten
4. Kunt u uittrekstaten koppelen aan calculatieregels?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
ja 4 punten
ja, maar we gebruiken het niet 0 punten
5. Kunt u met uw computerprogramma elementenbegrotingen of deelbegrotingen, bijv. per onderdeel of woningtype maken?
nee 0 punten
ja 4 punten
ja, maar we gebruiken het niet 0 punten
6. Kunt u eenvoudig staartposten en alternatieven hanteren in uw computerprogramma?
nee 0 punten
ja 4 punten
ja, maar we gebruiken het niet 0 punten

INKOPEN
Zorgdragen voor een tijdige inkoop van de juiste materialen, het inhuren (uitbesteden) van diensten van onderaannemers tegen verantwoorde leveringsvoorwaarden.

taken:

  • opvragen productinformatie
  • offertevergelijkingen opstellen
  • bestellingen plaatsen/c.q. afroepen
  • bewaken inkoopcontracten
  • contractbewaking onderaannemers Wet Ketenaansprakelijkheid
  • bewaken afleveringsbonnen/inkoopfacturen
7. Gebruikt u bij een of meerdere inkooptaken een computer?
nee, dit is goed handmatig bij te houden 4 punten
(ga verder naar plannen)
nee, ik zou wel willen 0 punten
(ga verder naar plannen)
ja, alleen voor NAW gegevens 2 punten
ja 4 punten
8. Kunt u dan historische gegevens van uw leveranciers nazien, bijvoorbeeld prijshistorie, kortingsstaffels etc?
nee 0 punten
ja, beperkte mogelijkheden 2 punten
ja, volledig 4 punten
9. Als u een computerprogramma gebruikt, kunt u dan eenvoudig offertes vergelijken en deze selecteren voor de bestellingen?
nee 0 punten
ja 4 punten
ja, maar we gebruiken het niet 0 punten

PLANNEN
Een schematische opstelling van de inzet van personeel, hulpmiddelen en materialen per werkonderdeel.

taken:

  • opstellen overall-planningen (activiteiten)
  • opstellen overige planningen (personeel, financieel, materieel, afroepen etc.)
  • voortgangsrapportage
10. Gebruikt u een spreadsheet of planningsprogramma als sturingsinstrument voor deze taken?
nee, daarvoor maak ik te weinig planningen 4 punten
(ga verder naar werkbegrotingen)
nee, maar ik zou wel willen 0 punten
(ga verder naar werkbegrotingen)
ja, echter ik ken de mogelijkheden niet goed genoeg 2 punten
ja, bij vrijwel alle planningen 4 punten
11. Kunt u uw planningen op het door u gewenste formaat afdrukken?
nee 0 punten
ja 4 punten

WERKBEGROTINGEN
Het opstellen van een uitvoeringsbegroting door het (her)rangschikken van de voorcalculatie met aanvullingen en wijzigingen.

taken:

  • samenvoegen (bossen) voorcalculatieregels
  • herschikken voorcalculatieregels (eigen werk vs. uitbesteding)
  • registreren inkoopresultaten
  • registreren geplaatste contracten
  • registreren meer- en minderwerkposten
12. Kunt u uit uw voorcalculatieprogramma werkbegrotingsregels genereren door voorcalculatieregels samen te voegen tot bewakingsregels?
nee, ik heb geen werkbegroting nodig naast mijn voorcalculatie 4 punten
(ga verder naar urenregistratie)
nee, ik voer mijn werkbegrotingsregels handmatig in een werkenadministratie in 0 punten
(ga verder naar urenregistratie)
ja 4 punten
13. Kunt u in uw voorcalculatieprogramma of in uw werkbegroting regels veranderen qua kostensoort, bijvoorbeeld eigen arbeid naar onderaanneming?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
ja, maar ik kan de historie niet terugzien 2 punten
ja, ik kan iedere mutatie terugvinden 4 punten
14. Houdt uw computerprogramma begrotingsmutaties bij?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
ja, alleen de laatste mutatie, de vorige wordt overschreven 1 punten
ja, alle mutaties met de datum en initialen calculator 2 punten
15. Kunt u op een werkbegrotingsoverzicht ook inkoopresultaten en geplaatste opdrachten zichtbaar maken?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
nee, maar ik houd dat bij met een spreadsheet 1 punten
ja 2 punten
ja, maar we gebruiken het niet 0 punten

URENREGISTRATIE
Hoe houd ik de gewerkte uren bij?

taken:

  • vastleggen uren CAO-personeel t.b.v. loonadministratie
  • vastleggen uren CAO-personeel t.b.v. projectbewaking/nacalculatie
  • vastleggen uren onderaanneming
  • vastleggen uren UTA-personeel
16. Gebruikt u een speciaal uren-invoerprogramma voor uw loonadministratie met controle op aantal uren per week per persoon?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
(ga verder naar boekhouding)
ja, maar zonder doorlopende urencontrole 2 punten
ja 6 punten
17. Kunnen de reeds ingevoerde urenmutaties eveneens gebruikt worden bij de werkenadministratie?
nee, want de specificatie weet ik (nog) niet 0 punten
nee, die moet ik opnieuw invoeren (bijvoorbeeld loonperiode niet gelijk) 0 punten
ja, maar omslachtig, bijv. omdat aanvullende gegevens t.b.v. de loonadministratie in een ander programma moeten worden ingevoerd 2 punten
ja, met hetzelfde programma als voor de looninvoer wordt gebruikt 6 punten

BOEKHOUDING
Hoe voer ik mijn financiële administratie uit om op het juiste moment de resultaten van mijn bedrijfsvoering te kunnen bepalen?

taken:

  • vastleggen boekingen in dagboeken of grootboek
  • samenstellen balans en verlies- en winstrekening
  • bewaken debiteuren- en crediteuren
  • elektronisch betalen/telebankieren
  • samenstellen jaarrekening
  • samenstellen managementinformatie
  • consolideren (bij meerdere ondernemingen)
18. Voert u de boekhouding in eigen beheer op de computer?
nee, de volledige boekhouding is uitbesteed 4 punten
(ga verder naar loon- en salarisadministratie)
ja, maar de accountant moet het opnieuw invoeren in zijn computer 0 punten
ja, maar in combinatie met mijn accountant (de accountant gebruikt hetzelfde programma of neemt de bestandsgegevens mee) 2 punten
ja, volledig, de accountant controleert alleen periodiek 4 punten
19. Doet u uw betalingen met een telebankierprogramma?
nee, ik betaal nog handmatig 0 punten
nee, ik heb een niet gekoppeld betaalprogramma van de bank 2 punten
ja, gekoppeld aan mijn boekhoudpakket 4 punten

LOON- EN SALARISADMINISTRATIE/PERSONEELSBEHEER (HRM)
Hoe bepaal ik de te betalen lonen, krijg ik inzicht in de af te dragen loonheffingen en premies en hoe kan ik mijn personeelsgegevens bijhouden?

taken loon- en salarisadministratie:

  • voeren loonadministratie in eigen huis
  • voeren loonadministratie in service

taken personeelsbeheer

  • verzuimregistratie en beheer
  • loopbaanbegeleiding
  • functioneringsbeheer
  • werktijdenbeheer
20. Voert u de loon- en salarisadministratie zelf, of is dit uitbesteed?
nee, ik heb dit uitbesteed 4 punten
(ga verder naar facturering)
nee, ik betaal wekelijkse voorschotten en geef bij wijziging op verzoek een loonspecificatie 0 punten
(ga verder naar facturering)
ja, ik gebruik hiervoor een goed programma 4 punten
21. Is uw loon- of salarisprogramma speciaal ontwikkeld voor de bouw? (zijn Bouw-CAO voorwaarden verwerkt)
nee 0 punten
nee, maar ik gebruik er een speciale aanvullende (bouw)module bij 2 punten
ja, dit wordt vrijwel uitsluitend door bouwbedrijven gebruikt 4 punten

FACTURERING
Het (tijdig) bij opdrachtgevers in rekening brengen van vervallen termijnen, meer- en minderwerk als ook regie- en klantenwerk.

taken:

  • regiefacturering klantenwerk
  • regiefacturering overig
  • termijnfacturering
  • facturering meer- en minderwerk
22. Gebruikt u een speciaal factureerprogramma?
nee 0 punten
(ga verder naar werkenadministratie/nacalculatie)
ja 6 punten
23. Kunt u met uw factureerprogramma flexibel en automatisch alle soorten facturen maken in elke indeling?
nee 0 punten
ja, echter beperkt 2 punten
ja, alle soorten in elke gewenste indeling 6 punten

WERKEN ADMINISTRATIE/NACALCULATIE
Het bewaken van de kosten en het gebruik van productiemiddelen van een werk door middel van het vergelijken van de werkelijke gemaakte kosten met de gecalculeerde kosten en het opstellen van een nacalculatie.

taken:

  • risico-inventarisatie
  • toetsing werkbegroting/aanneemsom
  • bewaking uren
  • materiaalbewaking
  • bewaking efficiencyverschillen
  • bewaking onderaannemers
  • kopersbeheer (bij woningbouw)
  • bepaling prognose eindresultaat
  • klachtenregistratie
24. Gebruikt u een apart, goed functionerend werkenadministratieprogramma?
nee, dit doe ik handmatig 8 punten
(ga verder naar materieelbeheer)
nee, maar ik zou wel willen 0 punten
(ga verder naar materieelbeheer)
nee, ik gebruik hiervoor een aparte kostenrekening(en) in het grootboek 2 punten
(ga verder naar materieelbeheer)
ja, programma functioneert echter niet goed 0 punten
ja 8 punten
25. Kunt u uit de werkenadministratie de nacalculatie maken en tussentijds ook bewaken?
nee, alleen de uren en de kosten in totaal worden bijgehouden 2 punten
nee, want de werkbegroting wordt niet getoetst 0 punten
ja, ik specificeer per werkonderdeel alle kosten 4 punten
ja, ik geef productiestanden op en specificeer alle kosten per werkonderdeel 8 punten
26. Kunt u in de werkenadministratie een prognose-eindresultaat zien?
nee, dat is niet mogelijk 0 punten
ja, maar uitsluitend door extrapolatie (automatisch gelijkmatig doorrekenen tot einde werk) 2 punten
ja, zowel extrapolatie als handmatig muteren 8 punten

MATERIEELBEHEER
Wat heb ik aan materieel beschikbaar, waar bevind het zich, wanneer moet het gekeurd of onderhouden worden en hoe bereken ik de kosten door naar de werken in uitvoering.

taken:

  • registratie materieelstukken per locatie
  • registratie hulpstukken en keuringsgegevens VCA
  • doorbelasting materieel naar projecten
27. Zijn de hierbovengenoemde taken of enige daarvan geautomatiseerd?
nee, dit wordt handmatig bijgehouden 4 punten
(ga verder naar kantoorautomatisering)
nee, maar ik zou het wel willen 0 punten
(ga verder naar kantoorautomatisering)
ja, uitsluitend een aantal stamgegevens van het materieel, waaronder keuringsgegevens 2 punten
ja, er wordt ook bijgehouden waar het materieel is 3 punten
ja, het materieel wordt ook (automatisch) doorbelast naar het werk 4 punten

GEBRUIK EN KENNIS VAN KANTOORAUTOMATISERING
Een goede geïntegreerde kantoorautomatisering is voor bouwbedrijven van belang. Het gebruik van een Office-Suite waarin verschillende kantoortoepassingen geïntegreerd aanwezig zijn, is hierbij - zeker voor de nabije toekomst - onontbeerlijk. Een voorbeeld van een veel gebruikte Office-Suite is Microsoft Office. Hierin zitten het tekstverwerkingspakket 'Word', de spreadsheet 'Excel' en 'Explorer' als Internet-browser. Verder zijn presentatiemogelijkheden met 'PowerPoint' aanwezig, is agenda- en takenbeheer met 'Outlook' mogelijk en met 'Outlook-Express' kunt u e-mailen.

28. Heeft u een dergelijke Office-Suite in uw organisatie en wordt deze ook volledig gebruikt?
nee 0 punten
ja, maar er wordt nauwelijks gebruik van gemaakt 2 punten
ja, er wordt regelmatig en veelvuldig gebruik van gemaakt 6 punten
29. Voor een goed geoliede automatisering is het van belang dat u in uw organisatie een medewerker heeft, - al dan niet in samenwerking met een automatiseringsbedrijf - die goed op de hoogte is van de gebruikte programmatuur en apparatuur. Heeft u een dergelijke medewerker?
nee 0 punten
nee, deze kennis heeft ons automatiseringsbedrijf en wij hebben een onderhoudsabonnement 4 punten
ja, maar niet voor 100% 4 punten
ja 6 punten
30. Heeft u op kantoor een Internetaansluiting?
nee 0 punten
ja, op 1 werkplek 4 punten
ja, op meerdere werkplekken 6 punten
31. Heeft uw bedrijf een eigen homepage op Internet?
nee 0 punten
nee, maar ik zou het wel willen 0 punten
ja 6 punten
32. Hebben uw medewerkers een eigen E-mailadres?
nee 0 punten
nee, maar wij hebben een centrale mailregistratie 2 punten
ja 6 punten
33. Hebben uw medewerkers voldoende kennis van kantoorautomatiseringstoepassingen en Internet?
nee 0 punten
ja, maar alleen basiskennis 1 punt
ja, kunnen alle office-onderdelen gebruiken 2 punten
ja, office-onderdelen en internetkennis 6 punten
Telt u nu op basis van uw antwoorden het aantal punten van de bovenstaande vragen, vermeld het totaal in het onderstaande vak of in een spreadsheet.
Totaal Deel 1

(ga verder naar deel 2 Integratie van bedrijfsactiviteiten)