0

publicatie: Haal het beste uit de bouw!

1. Weten wat je wilt en kunt

1 Weten wat je wilt en kunt

De opdrachtgever bepaalt wat hij wil

1.1 Wat wil een opdrachtgever eigenlijk?

Het is pijnlijk om mee te beginnen, maar eigenlijk is dat in de bouw niet goed bekend. Natuurlijk is de ene opdrachtgever de andere niet; de gemiddelde Nederlander is niemands buurman. Waar andere bedrijfstakken puur marketinggedreven zijn kent de bouw de behoeften van zijn klanten niet goed. Bouwers en architecten weten heel goed hoe gebouwd moet worden, de vraag wat gebouwd moet worden en waarom wordt zelden goed beantwoord. Het is ook nauwelijks bekend welke criteria voor de opdrachtgever belangrijk zijn. Vaak wordt wat de opdrachtgever wil benaderd vanuit de wereld van de bouwers. Een bouwopdracht wordt zo snel mogelijk vertaald in termen van techniek, tijd en geld.

Speciaal voor de onderhavige handleiding zijn gesprekken gevoerd met opdrachtgevers. Deze gesprekken vormen de basis; ze zorgen ervoor dat er niet alleen antwoorden worden gegeven, maar dat we ook nog weten op welke vragen dat zijn.

Citaten uit de interviews zijn in blauwe kaders in dit rapport vermeld. Daarin omschrijven opdrachtgever hun visie op de wijze van vraagstelling en aanbesteden. Het bevat praktijklessen voor zowel andere opdrachtgevers als voor opdrachtnemers.

Welke motieven blijken voor opdrachtgevers nu leidend? In ieder geval zijn behoeften in een aantal categorieën te herkennen:

  • Behoefte aan ‘waar voor je geld’
  • Behoefte aan zekerheid en garantie
  • Behoefte aan zeggenschap en controle

  1. Behoefte aan waar voor je geld (waarde-optimalisatie c.q. value for money)
    Elke opdrachtgever heeft zijn eigen waardebeleving. Aan welke kwaliteiten van de aanbieding hecht de opdrachtgever de meeste waarde? Dat zal mede bepalend zijn voor de wijze waarop hij zijn vraag in de markt zal zetten. Hij kan sturen op een voor de opdrachtgever optimale mix van:
    • Kostenmatig nut (aanschafprijs, exploitatie, afschrijving, restwaarde):
    • Procesmatig nut (efficiency, hinder, toezichtkosten, bestuurbaarheid, transparantie en verantwoording)
    • Prestatiematig nut (technische functionaliteit, esthetica, duurzaamheid, ruimtegebruik, innovatiegraad)
    • Operationeel nut (levertijd, beschikbaarheid, betrouwbaarheid)
    • Risicomatig nut (garanties en risicoreducties voor de opdrachtgever)


    Het leveren van goede prijs/kwaliteit kan voor de ene of de andere opdrachtgever dan ook heel verschillende betekenis hebben. Waar de ene opdrachtgever de voorkeur zal hebben voor vernieuwende oplossingen (prestatiematig nut) zal de andere kiezen voor een combinatie van standaardoplossingen van minimaal risico (risicomatig nut).

    Schoolbestuur: Samen invulling geven aan zekerheid en flexibiliteit

    Wegens ondeskundigheid van de eigen organisatie worden bij de initiatie van bouwopgaven veelal adviseurs ingehuurd. Zij bieden zekerheid en planmatige voortgang. Onderwijs opdrachtgevers bedenken zich vaak pas laat in het project wat ze eigenlijk willen. Erg veel gaat traditioneel, met de prijs als belangrijkste criterium. Men heeft geen behoefte aan ingewikkelde juridische constructies en contractvormen. Men wil zekerheid en vindt die door sterk vast te houden aan reeds bewandelde paden, zoals een traditionele inrichting van het proces.
    Flexibiliteit is belangrijk, je wilt immers je gebouw snel kunnen aanpassen aan nieuwe regelgeving of teruglopende leerlingenaantallen. Maar bij andere gebouwen is juist ook de uitstraling essentieel.

    Gemeente: moeilijk om de regie los te laten

    De gemeente Dalienwaard kent een lange traditie van aanbesteden van welomschreven bestekken. Gesneden koek voor de technische vakambtenaren, die hun aanbiedingen eenvoudig konden selecteren volgens de laagste prijs. Ook erg gemakkelijk uit te leggen aan bestuurders en burgers.’Traditioneel aanbesteden, tenzij ‘, dat was het ongeschreven beleid van de gemeente.
    Aannemers deden hun best met aanbieden van slimme alternatieven. Veel te lastig, vond men. Onbekend maakt onbemind. Verder speelt mee dat de technische afdelingen van de gemeente al vele tientallen jaren op een traditionele wijze werkten. Andere “innovatieve” vormen van aanbesteden knabbelen daarbij aan het bestaansrecht van de technische afdelingen. Men diende een beetje van de eigen zelfstandigheid op te geven. Er was dus veel weerstand en ook veel “bewijs” dat die nieuwe methode niet werkt.
    Inmiddels zijn de nieuwe methoden ingevoerd. Vooral door ervaringen van een buurgemeente. Al spoedig trok deze werkwijze nieuwe aanbieders met goede ideeën. Zo kreeg de gemeente gunstige aanbiedingen voor meerjarig onderhoud van wijken, waarin ook de inspraak van burgers goed is geregeld.

    Opdrachtgever provincie: 1 aanspreekpunt met geïntegreerde contractvormen

    Als opdrachtgever wil men graag met DC contracten gaan werken, maar heeft nog weinig zicht op de risico’s die hierbij optreden en hoe deze te verdelen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarom wordt aandacht geschonken aan het in kaart brengen van risico’s en knelpunten bij DC projecten.
    Het ideale DC project is een project waarin weinig procedures, in de zin van de Wet Ruimtelijke Ordening, voorkomen. Overigens kan een complex project (complex in de zin van technologie of organisatie) ook heel goed op deze manier.
    Als de opdrachtgever 1 aanspreekpunt wil, snelle zekerheid en een maximale marktwerking dan kan Design&Construct (ontwerp en uitvoering in 1 hand) goed werken. Wil je ook nog snel bouwen en gegarandeerd 20 jaar lage onderhoudskosten dan is een Design& Construct bouworganisatievorm voor de provincie een goede keuze.

    ROC: ook maatschappelijke verantwoordelijkheid speelt een rol

    Bij grootschalige nieuwbouw worden extra eisen gesteld aan de opdrachtgever. Niet (alleen) vanwege de fysieke omvang van het project, maar veel meer vanwege maatschappelijke implicaties. Het ROC van Twente bouwt o.a. nieuw in Almelo en Hengelo. De gevolgen voor de lokale en regionale infrastructuur zijn evident, maar ook diverse voorzieningen in de nieuwbouw komen beschikbaar voor de omgeving en zullen daar een uitstraling op hebben. De opdrachtgever moet hier actief op sturen en zich bewust zijn, dat hier een forse maatschappelijke verantwoordelijkheid op rust. In Hengelo, waar een deel van de nieuwbouw wordt geïntegreerd in een historisch industrieel complex, de oude gieterij van Stork als hoeder van industrieel erfgoed.

    De vent is belangrijker dan de tent. Eis van een aanbiedende partij niet alleen een lage prijs of een mooi ontwerp: eis van tevoren duidelijkheid over de personen die aan jouw project gaan (en blijven) werken.
  2. Behoefte aan zekerheden en garanties
    Welke behoefte aan zekerheid en risicobeperking heeft de opdrachtgever?
    • Ontzorgen: 1 aanspreekpunt dat alle zorgen wegneemt versus ondersteuning en onafhankelijk advies, die zich verdiept in de klant en zijn primaire proces;
    • Vertrouwen: in competenties en meedenkend vermogen van bouwpartners; waarbij de persoonlijke fit en teamsamenstelling heel belangrijk is;
    • Totale proces; iemand die de gehele levenscyclus overziet;
    • Zekerheid: (vroege) prijszekerheid, zekerheid over de factor tijd (voorbereidingstijd, bouwtijd en ingebruikstelling), zekerheid over functionaliteit en kwaliteit van het te bouwen object;
    • Hoe borg ik dat ik krijg wat ik wil?

    Projectontwikkelaar: bouwbedrijven moeten er wel aan toe zijn

    Projectontwikkelaar Vastgoed & Zeker opereert traditioneel vaak in bouwteam. Hij kan zo een sturende rol houden. Dit is volgens hem noodzakelijk wegens gebrek aan creativiteit bij uitvoerende bouwbedrijven. Bouwers zijn vooral geïnteresseerd in “maakbaarheid”en te weinig in zaken als uitstraling of conceptualiteit. Ook hoeft hij zich pas in een latere fase contractueel te binden. Dat geeft hem flexibiliteit om zijn plannen nog in een laat stadium te kunnen bijstellen, bijvoorbeeld als de verkoop wat tegenvalt. En bovendien is het zijn mening dat hij hiermee kan blijven vasthouden aan de laagste prijs. Toch is budget vaak minder van belang dan kwaliteit, uitstraling en verkoopbaarheid.
    Aanbesteden op prijs/kwaliteit is wel mogelijk. maar de markt is er nog niet echt klaar voor, vindt Vastgoed & Zeker. Aanbieders zouden meer risico’s moeten willen overnemen, zoals techniek en uitvoeringsproces. Bouwbedrijven zouden meer visie, creativiteit en flexibiliteit moeten kunnen bieden in de uitvoering, zo vindt deze projectontwikkelaar.

  3. Behoefte aan zeggenschap (controle versus loslaten)
    • De mate van invloed en sturing (zeggenschap) op het bouwproces. Dit kan variëren tussen zelf leiding geven aan het bouwproces en de coördinatie voeren tot geheel geen bemoeienis hebben, maar ook de mogelijkheid om tussentijds wijzigingen aan te brengen. De keuze hiervoor is afhankelijk van de mate waarin het eindresultaat al dan niet vooraf eenduidig is te definiëren en de competenties en beschikbare tijd van de opdrachtgever.
    • Duidelijkheid (wat krijg ik voor mijn geld; voorbeelden, visualisatie); inzicht hebben in de ruimtelijke en financiële consequenties van bepaalde keuzen; heldere risico-analyse (wat zijn mijn belangrijkste risico’s; bouwkundige bijsluiter).

    Hellevoetsluis: Maximale kwaliteit woonomgeving binnen vast budget < MKB-case >

    De gemeente Hellevoetsluis wil de burger meer invloed geven in de herinrichting en het beheer van de wijk. Daartoe is een MKB bedrijf geselecteerd, die het gehele proces van herinrichting en beheer gedurende de periode van 20 jaar zal realiseren. Daarbij worden burgers geactiveerd om mee te denken met de (her)inrichting van de openbare ruimte, zowel boven- als ondergronds. De gemeente borgt het proces met een aantal schouwmomenten.

    Hoe zit het met uw behoefte aan invloed? Ter indicatie zijn hier 5 niveaus van invloed benoemd.

    Mate van bemoeienis Omschrijving
    1 Min. bemoeienis Bahama model: de opdrachtgever heeft slechts interesse in de gebruikskosten, en laat ontwerp, uitvoering, eigendom en beheer volledig aan de opdrachtnemer over.
    2 Minimal Care model. Opdrachtgever wil ontzorgd worden, maar wel invloed op voor hem kritieke waarden (uitstraling, functionaliteit, hoofdrisico’s). Verantwoordelijkheden sterk bij de aanbieder.
    3 De opdrachtgever Is sterk bepalend t.a.v. het ontwerpresultaat, maar stuurt uitvoering en beheer slechts op hoofdlijnen aan.
    4 Delegatiemodel. De opdrachtgever delegeert ontwerp, beheer en uitvoering, maar vraagt om sterke borging.
    5 Max. bemoeienis Regie model. De opdrachtgever wil alles in de hand houden: ontwerp, uitvoering en beheer.

1.2 Wat kan een opdrachtgever?

Naast de wensen van opdrachtgevers zijn ook zijn competenties van belang. En er is niets zo moeilijk als eerlijk over jezelf te zijn. Iets willen zonder het te kunnen leidt rechtstreeks tot ellendige ervaringen. Belangrijke competenties zijn:

  • beschikbare tijd en aandacht; een rol als coördinator bijvoorbeeld vraagt een bijbehorende tijdsbesteding;
  • bouwprofessionaliteit1Overigens heeft de mate van bouwprofessionaliteit geen rechtstreekse invloed op de soort bouworganisatievorm. In principe kan elke soort opdrachtgever elke willekeurige bouworganisatievorm kiezen. Een professional kan kiezen voor een traditionele aanpak maar ook voor een design en construct aanpak. Datzelfde geldt voor een nietbouwprofessionele opdrachtgever.: verstand van bouwen en bouwprocessen. Hierbij gaat het om verstand van bouwen met betrekking tot programmeren, coördineren, ontwerpen en toetsen. Een opdrachtgever die redelijk veel verstand van bouwen heeft, heeft geen uitgebreide ondersteuning nodig tijden het proces:
    • behoefte en vraagspecificatie; in hoeverre is de opdrachtgever in staat om inhoudelijk zijn wensen te specificeren?;
    • proceskennis: heeft hij voldoende kennis van bouwprocessen en regelgeving om zelf een proces te kunnen ontwerpen/managen?;
    • zijn er leidinggevende/management vaardigheden?;
    • zijn er projectmanagementvaardigheden?;
    • is men in staat om geleverde kwaliteit (advies, ontwerp, uitvoering) inhoudelijk te beoordelen?;
  • specifieke interne aspecten:
    • is de opdrachtgever samenwerkingsvaardig en heeft hij vertrouwen? Als een opdrachtgever geen vertrouwen heeft in de bouw, is het niet aan te raden om het gehele proces uit handen te geven. Is er sprake van 1 opdrachtgever of zijn er meerdere opdrachtgevers betrokken;
    • is de opdrachtgever besluitvaardig; hoe komen besluiten tot stand, wie heeft welke bevoegdheden, welke inspraak en medezeggenschap is noodzakelijk, welke delegatieafspraken zijn er gemaakt; welke onderlinge afhankelijkheid bestaat er? Een voorbeeld bij dat laatste is de onderlinge afstemming tussen de verschillende overheden;
    • is de opdrachtgever gebonden aan specifieke verplichtingen (politiek, maatschappelijk, financieel of anderszins) die een bepaalde rol verplichten;
  • aanliggend vastgoed, opvolgende of voorafgaande projecten of andere omgevingsvariabelen die een bepaalde rol noodzakelijk maken;
  • financiering en bouwgrond. Hoe moet de financiering geregeld worden, is er bouwgrond aanwezig?

    Verbouwing hoofdkantoor Hoogovens: vraag naar specifieke innovatie

    Het hoofdkantoor is een markant gebouw uit de eerste helft van de 20ste eeuw, naar een ontwerp van architect Dudok. Zeer beeldbepalend zijn de grote raampartijen, die worden gekenmerkt door een roedeverdeling met zeer slanke, stalen profielen. Enkele jaren geleden is het pand geheel gerenoveerd en aangepast aan deze tijd. De oorspronkelijke raamconstructie (enkel glas in ongeïsoleerde stalen profielen) voldeed uiteraard niet aan de huidige bouwfysische eisen en moest drastisch worden verbeterd. Voor de architectuur moest het oorspronkelijke beeld echter zoveel mogelijk worden gehandhaafd. Een lastig probleem. De opdrachtgever en de architect besloten om hier gebruik te maken van de technische kennis en het innovatieve vermogen van uitvoerende en toeleverende bedrijven. Er werden prestatie-eisen geformuleerd met betrekking tot de bouwfysische, technische en esthetische kwaliteit van de kozijnen en de inschrijvers werd gevraagd met oplossingen te komen. De rest van de renovatiewerkzaamheden werd ‘normaal’ aanbesteed op basis van bestek en tekeningen.

1.3 De rol van de opdrachtgever gekenmerkt in een aantal profielen

De ene opdrachtgever is de andere niet. Er zijn heel veel verschillende soorten opdrachtgevers, die allemaal een specifieke achtergrond en organisatie hebben. Ze gaan ook allemaal op een andere wijze met bouwopgaven om. In het onderscheid tussen opdrachtgevers zijn de volgende punten bijvoorbeeld van belang:

  • Mate van bouwprofessionaliteit, incidentele versus regelmatige bouwopdrachtgever.
  • Overheid versus particulier en collectiviteit versus gedelegeerd opdrachtgeverschap
  • Sturen versus inkopen

Opdrachtgevers in de bouw zijn er in vele soorten en maten, de één is bouwprofessioneel, de ander weer niet, sommige opdrachtgevers hebben te maken met lange besluitvormingsprocedures, terwijl anderen de beslissingsbevoegdheid naar één persoon hebben gedelegeerd. De verschillen tussen opdrachtgevers leiden er toe dat bepaalde bouworganisatievormen voor de ene opdrachtgever meer geschikt zijn dan voor de andere. Om meer inzicht te krijgen in verschillende soorten opdrachtgevers is aansluiting gezocht bij, door de BNA gedefinieerde, opdrachtgeverprofielen. De BNA heeft 6 profielen gedefinieerd, waarbinnen opdrachtgevers te plaatsen zijn. Punten die een rol spelen bij het bepalen van opdrachtgeverprofielen zijn de mate van professionaliteit van de opdrachtgever, of het een profit of non-profit organisatie betreft en hoe besluitvorming plaatsvindt (is er een gedelegeerd opdrachtgever vanuit de organisatie of zijn er collectieve overlegstructuren die een rol spelen tijdens de besluitvorming?) Kijkt u maar eens welk profiel het beste bij U past.

Bij de profielen is, ten eerste, onderscheid gemaakt tussen professionele en incidentele opdrachtgevers. De incidentele opdrachtgever heeft meestal weinig verstand van bouwen en bouwprocessen, terwijl de professionele opdrachtgever dit wel heeft. Een tweede onderscheid wordt gemaakt tussen profit en non-profit sector. Vervolgens wordt in de categorie incidenteel/non-profit onderscheid gemaakt tussen organisaties en particulieren en in de categorie professioneel/profit tussen bouwers voor de markt en bouwers voor eigen gebruik. Hierdoor ontstaan zes profielen. Deze profielen worden schematisch weergegeven in de onderstaande figuur en vervolgens verder toegelicht.

Bouwprofessioneel Incidenteel
Privaat Projectontwikkelaar [4]
Bouwbedrijf Woningcorporaties

Bedrijven (eigen gebruik) [5]
Bedrijven [1]

Particulieren [2]
Publiek en non-profit Provincies [6]
Gemeenten
Waterschappen
Onderwijs [3]
Zorginstellingen

Profiel 1: Het bedrijf: incidenteel, privaat, bedrijven
In dit profiel vallen bedrijven die bouwen voor eigen gebruik. Dit type opdrachtgever heeft over het algemeen weinig kennis van het bouwproces en zal hierin weinig taken (willen) verrichten. Het gewenste gebouw is een bedrijfsmiddel en moet in de eerste plaats geschikt zijn voor die functies. Men hecht waarde aan goede werkomstandigheden, lage gebruikskosten, publieke opinie en of het project op tijd klaar is. Over het algemeen hecht men minder waarde aan het milieu en het omgevingsbeeld. Binnen dit type organisaties wordt veelal gewerkt met een gedelegeerd opdrachtgever vanuit de organisatie. Men heeft in mindere mate te maken met ingewikkelde beslisprocedures.

Profiel 2: De woonconsument; incidenteel, privaat, particulier
Binnen dit profiel vallen bouwers van een eigen woning (voor eigen gebruik). Men heeft over het algemeen weinig kennis van het bouwproces en verricht hierin zelf zelden taken. Belangrijk voor dit type opdrachtgever is dat het gebouw functioneel is en dat het binnen het budget valt. Daarnaast is het van belang dat de vormgeving van de woning aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoet. Er zijn simpele beslisprocedures, maar heeft vaak moeite om de consequenties van bepaalde keuzen goed te doorzien.

Profiel 3: De collectieve opdrachtgever; incidenteel, publiek, organisatie of instelling
Onder dit type opdrachtgever vallen scholen, opdrachtgevers in de gezondheidszorg en overheden die voor een hele specifieke bouwopgave staan. Dit type opdrachtgever bouwt voor eigen gebruik. Ook bestuurders (zoals wethouders) zijn meestal niet als bouwdeskundig te classificeren. Over het algemeen heeft men weinig kennis van het bouwproces en verricht hierin zelden werkzaamheden. Er wordt tijdens de voorbereiding- en uitvoeringsfase vaak gebruik gemaakt van externe adviseurs. Bij dit type opdrachtgever speelt de functionaliteit van het gebouw absoluut de belangrijkste rol. Daarnaast is realisatie binnen het budget van belang en ook de verantwoording achteraf in de zin van doelmatigheid en rechtmatigheid. Bij de besluitvorming bij dit type opdrachtgevers zijn veelal raden van bestuur of colleges betrokken.

Profiel 4: Bouwer voor de markt; professioneel, privaat
Voorbeelden van dit type opdrachtgever zijn projectontwikkelaars, bouwers voor eigen risico, woningcorporaties en institutionele beleggers. Dit type opdrachtgever bouwt niet voor eigen gebruik maar voor de markt. Dit type opdrachtgever werkt zelden met een externe bouwmanager. Daarnaast werkt men vaak met een kostendeskundige (eventueel extern). De voorbereidende fase wordt vaak door de opdrachtgever zelf uitgevoerd. Omdat dit type opdrachtgever niet voor eigen gebruik maar voor de markt bouwt , vindt hij andere zaken belangrijk in vergelijking met de andere typen opdrachtgevers. Zo wordt waarde gehecht aan beleggingsrendement, een gunstige verkoopprijs, tevreden klanten, het creëren van goede werk- en woonomstandigheden. Daarnaast hecht men, meer dan andere opdrachtgevers, aan architectuur en het leveren van een positieve bijdrage aan het omgevingsbeeld.

Profiel 5: Bouwen voor eigen gebruik; professioneel, privaat.
Onder dit type opdrachtgever vallen grote ondernemingen als banken en detailhandelconcerns. Men bouwt voor eigen gebruik. Er wordt door dit type opdrachtgever zelden gebruik gemaakt van een externe bouwmanager en men voert de voorbereidende fase zelf uit. Het gebouw voor deze opdrachtgever is een bedrijfsmiddel en moet in de eerste plaats geschikt zijn voor deze functie. Daarnaast zijn van belang: een tevreden gebruiker, een goed binnenklimaat en goede werkomstandigheden, realisatie binnen budget en een soepel lopend proces (zonder “gezeur”). Dit type opdrachtgever werkt veelal met een gedelegeerd opdrachtgever vanuit de organisatie.

Profiel 6: De collectieve sector; professioneel, publiek
Onder dit profiel vallen alle overheden, overheidsinstellingen en semi-overheden. Men bouwt voor eigen gebruik of om te verhuren. Dit type opdrachtgever heeft vaak een eigen bouwafdeling. Men voert de voorbereiding van het project vaak zelf uit en houdt regelmatig zelf toezicht of doet zelf de directievoering van het bouwproject. Aspecten die van belang zijn, zijn de realisatie binnen budget, functionaliteit, lage gebruikslasten, goede werkomstandigheden en een soepel verlopend bouwproces Bij dit type opdrachtgever spelen vaak ingewikkelde, collectieve beslisprocedures een rol. Hier moet in het bouwproces rekening mee worden gehouden, omdat het nemen van beslissingen soms via lange lijnen verloopt.

1.4 Benoem uw specifieke opdrachtgeverprofiel

Als de standaardprofielen onvoldoende aansluiten op uw profiel, dan kunt u als opdrachtgever een specifiek profiel van uw organisatie samenstellen. De opdrachtgever kan zijn competentie- en behoefteprofiel vaststellen, als uitgangspunt voor zijn keuze voor de meest geschikte bouworganisatievorm.

Hieronder heeft een opdrachtgever zichzelf gescoord op een aantal beslissingsbepalende factoren. Daarbij heeft hij zijn kwaliteiten en behoefteprioriteiten gescoord op een schaal van 1 tot 5.

In het navolgende een voorbeeld van een specifieke bouwopdrachtgever. Het is een commerciële organisatie die snel een productie-eenheid nodig heeft en daar zelf niet overdreven veel tijd in wil steken.

Figuur: Voorbeeld van een opdrachtgeverprofiel (een Nederlandse onderneming, zijnde een private, incidentele/niet-professionele opdrachtgever), waarin behoeften en competenties van de opdrachtgever zijn gevisualiseerd.

Op deze wijze kan iedere opdrachtgever zijn eigen profiel samenstellen. Het voordeel daarvan is dat de voor hem belangrijkste wensen op een gestructureerde wijze worden bepaald.