0

publicatie: Snel aan de Slag met het MPKK

1. Wat is het Model ProjectKwaliteit in de bouwKeten?

1. Wat is het Model ProjectKwaliteit in de bouwKeten?

1.1 Een hulpmiddel voor de afstemming tussen bouwpartners

In een bouwproject werken meestal diverse ontwerpende en uitvoerende bedrijven samen om tot één gezamenlijk eindproduct te komen. Om een goed eindproduct te kunnen leveren, een gebouw waarmee de klant tevreden is, moeten alle deelnemende partijen goed samenwerken. Zij moeten hun werkzaamheden onderling goed afstemmen op de onderlinge raakvlakken. Het Model voor ProjectKwaliteit in de bouwKeten (MPKK) is bedoeld om dat te ondersteunen. Het model bewijst vooral goede diensten bij de overgang van de ene fase naar de andere, maar ook voor de afstemming van de werkzaamheden van bouwpartners binnen een fase is het zeer nuttig.

1.2 Bedoeld voor de bouwpartners die de leiding hebben in het bouwproces

Het MPKK is vooral bedoeld als ondersteuning voor de mensen die in de verschillende fasen van bouwprojecten de leiding hebben en dus verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van de werkzaamheden van de betrokken bouwpartners.
Dit kan in iedere fase iemand anders zijn. Zo kan de opdrachtgever of de huisvestingsadviseur de leiding hebben in de initiatieffase, de architect in de ontwerpfase en de hoofdaannemer in de uitvoering. Het is ook mogelijk dat één partij de leiding heeft over meerdere of zelfs alle fasen, bijvoorbeeld een projectontwikkelaar of een Design & Build aanbieder. Deze partij ‘neemt het MPKK mee’ in de verschillende fasen. In bepaalde projecten zal de opdrachtgever een bouwmanager in de arm nemen, die vanaf het initiatief tot en met de oplevering bij een project betrokken blijft. Die kan dan voor het hele project de inzet van het MPKK verzorgen.

1.3 Bedoeld voor alle fasen van het bouwproces

Het MPKK is niet bedoeld voor één fase van het bouwproces, zoals de uitvoeringsfase of de ontwerpfase, maar voor alle fasen. Evenmin is het model gericht op één specifieke discipline, bijvoorbeeld het uitvoerend bouwbedrijf, maar op alle disciplines, van opdrachtgever t/m toeleveranciers.

In het MPKK worden de volgende hoofdfasen van het bouwproces onderscheiden:

Fase 1: Initiatief
Fase 2: Ontwerp (structuurontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp)
Fase 3: Uitwerking (bestek, prijsvorming, werktekeningen)
Fase 4: Voorbereiding Uitvoering
Fase 5: Uitvoering

1.4 Vooral effectief wanneer het vanaf de initiatieffase wordt gebruikt

In principe kan in iedere fase van het bouwproces worden gestart met het gebruik van het MPKK, maar het rendement is zonder meer het grootst wanneer dat direct aan het begin van de Initiatieffase gebeurt. In de loop van het bouwproces kan het ‘MPKK-estafettestokje’ per fase worden overgegeven aan de partij die dan de leiding heeft (afhankelijk van de bouworganisatievorm kan dat natuurlijk ook dezelfde partij zijn).

Maar ook wanneer er niet al in de initiatieffase mee wordt begonnen, kan het MPKK goede diensten bewijzen, bijvoorbeeld door het in te zetten voor een ‘0-meting’ bij de start van een fase. Zo’n meting is bedoeld om te inventariseren hoever het proces in de vorige fase is afgerond en welke punten eventueel nog openstaan. Over de invulling van vervolgens openstaande punten moeten afspraken worden gemaakt met de betrokkenen uit de vorige fase.

1.5 In de praktijk getoetst

Met de ontwikkeling van het MPKK is al in 1996 begonnen. Een eerste versie is in 1997 getoetst op een woningbouwproject. Op basis van de resultaten van die toetsing is het model in 1998 ingrijpend aangepast. Deze tweede versie is in 1999 en 2000 getest in een utiliteitsbouwproject. Ook uit die test zijn nog veel aanwijzingen voor verbeteringen gekomen, die in 2001 zijn verwerkt in een concept-eindversie. Deze is in het voorjaar van 2002 nog eens beoordeeld door vijf bouwbedrijven; hun waardevolle commentaren en suggesties zijn verwerkt in de definitieve versie die nu voor u ligt of die u nu op het scherm hebt. De methodiek is dus in nauwe samenwerking met het bouwbedrijfsleven ontwikkeld, waardoor hij goed aansluit op de dagelijkse praktijk. Ook de gebruiksvriendelijkheid heeft veel aandacht gekregen. Het model is geheel afgestemd op het werken met de computer, maar het is ook goed bruikbaar in papieren vorm.

1.6 Geschikt voor zowel het midden- en kleinbedrijf als het groot bedrijf

Het MPKK is niet alleen geschikt voor grote bedrijven en/of grote projecten. Integendeel: de bedrijven die zijn betrokken bij de praktijktoetsingen zijn ervan overtuigd dat het model meer toegevoegde waarde heeft voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) dan voor grote bedrijven. Grote bedrijven werken vaak al op een MPKK-achtige manier; voor bedrijven die nog niet zo gewend zijn om volgens een kwaliteitssysteem of een projectkwaliteitsplan te werken, kan toepassing van het MPKK een grote stap voorwaarts betekenen.

1.7 Een checklist

Het MPKK is in de eerste plaats een checklist van aspecten die in de onderlinge afstemming van partners in een bouwproject moeten worden geregeld.
In de praktijk gebeurt de afstemming van raakvlakken tussen bouwpartners op verschillende manieren. De taakverdelingen en verhoudingen tussen bouwpartners kunnen bijvoorbeeld in contracten worden vastgelegd. Verder kent ieder bouwproject een planning of werkplannen, waarin de afstemming van werkzaamheden van bouwpartners in de tijd plaatsvindt. Ook bouwvergaderingen, werkbesprekingen en dergelijke zijn heel belangrijk voor de afstemming tussen bouwpartners.

Met behulp van de MPKK-checklists kunt u nagaan voor welke raakvlakaspecten op enigerlei wijze al afspraken zijn gemaakt of maatregelen zijn genomen en voor welke aspecten u nog aanvullende maatregelen moet nemen. Voor tal van afstemmingsmaatregelen zijn in het model hulpmiddelen opgenomen: documenten die vanuit de checklists kunnen worden opgeroepen en direct toepasbaar zijn in het project (zie ook ‘Snel aan de slag met het MPKK’).

1.8 Het faseproces als uitgangspunt

Het MPKK is opgebouwd per hoofdfase van het bouwproces en gericht op een goede sturing en beheersing van het faseproces.

Bij de start is er ‘input’ die aan bepaalde eisen moet voldoen om het faseproces goed te laten verlopen. Na afronding van het faseproces moet er een ‘output’ zijn die voldoet aan de eisen, wensen en verwachtingen van de belanghebbende partijen. Belanghebbenden zijn uiteraard de opdrachtgever en gebruikers, maar kunnen daarnaast ook de betrokken bouwpartners, de overheid, omwonenden of andere ‘stakeholders’ zijn. Aan het hele proces moet sturing worden gegeven. Het MPKK is een van de sturingsmiddelen. Het model heeft betekenis voor zowel de start, het werkproces (‘de doorvoer’) als de afronding van een fase. Een en ander is schematisch weergegeven in de onderstaande figuur.

De checklists in het MPKK bevatten vooral veel aanwijzingen om een faseproces goed voorbereid te kunnen ingaan. Uit de praktijktoetsen blijkt dat vooral de structurerende functie van het MPKK bij faseovergangen zeer wordt gewaardeerd. Een probleem daarbij is altijd dat de verschillende fasen in de praktijk niet zo scherp gescheiden zijn. Het MPKK anticipeert daarop en biedt hulpmiddelen om problemen die daaruit voortkomen, aan te pakken. Het is belangrijk om steeds in beeld te hebben wat is afgerond en wat er nog moet gebeuren.

De methodiek geeft aan dat aan het begin van een nieuwe fase, bijvoorbeeld wanneer een andere partij de leiding van het project overneemt, moet worden geïnventariseerd welke punten uit de vorige fase(n) nog openstaan. Vervolgens moeten er afspraken worden gemaakt over de manier waarop en de tijd waarbinnen alsnog invulling aan die punten wordt gegeven.

1.9 Een verzameling voorbeelden en modellen

Het Model voor ProjectKwaliteit in de bouwKeten bevat een reeks modellen, voorbeeldformulieren en hulpmiddelen, die u in uw projecten kunt gebruiken bij de afstemming tussen bouwpartners. Voorbeelden zijn:

  • aandachtspunten voor het selecteren en contracteren van bouwpartners
  • modellen voor risico-inventarisatie en -beheersing
  • formulieren voor taakverdelingen per fase
  • standaardagenda’s voor vergaderingen waarin de afstemming tussen bouwpartners aan de orde is
  • evaluatieformulieren

Alle modellen zijn gemaakt in MS Word en Excel. U kunt ze direct vanuit de checklists oproepen, zodat u er meteen mee aan de slag kunt in uw project.

U kunt uiteraard ook uw eigen bedrijfsstandaards gebruiken. U kunt deze moeiteloos in de MPKK-systematiek invoegen (zie ook ‘Snel aan de slag met het MPKK’).

1.10 Geen apart document in het projectproces

Het Model voor ProjectKwaliteit in de bouwKeten is niet bedoeld om uw eigen projectmanagementsysteem te vervangen of om náást het eigen systeem te functioneren. Het model is bedoeld ter ondersteuning en aanvulling van het projectmanagementsysteem of projectkwaliteitsplan dat u zelf toepast. Er zit ongetwijfeld een overlap tussen uw eigen systeem en het MPKK. U kunt het eigen systeem aanvullen met de onderdelen uit het MPKK die u in een project goed van pas komen; de onderdelen die voor u weinig of geen toegevoegde waarde hebben, hoeft u uiteraard niet te gebruiken. Het gebruik van het MPKK leidt zodoende niet tot een apart (integraal) projectkwaliteitsplan, maar de voor u waardevolle onderdelen integreert u in het eigen plan. Het gaat meer om een werkwijze dan om een document. Op den duur moet de MPKK-werkwijze onderdeel worden van de totale procesorganisatie.

1.11 Een aanvulling op het eigen kwaliteitssysteem

Net zoals u uit het MPKK ingrediënten kunt halen ter aanvulling op uw eigen systeem voor het aansturen van projecten, zo kunt u er ook ingrediënten uithalen voor uw kwaliteitssysteem. Wellicht zitten er modellen en hulpmiddelen bij die – al dan niet na enige aanpassing – goed passen in uw kwaliteitssysteem. Ook hier geldt dat de toegevoegde waarde voor het midden- en kleinbedrijf waarschijnlijk groter is dan voor het grootbedrijf, omdat de laatste categorie bedrijven over het algemeen verder is met de ontwikkeling en implementatie van kwaliteitssystemen.

1.12 Relatie met het MKS Bouw

Het MPKK is geënt op het zogenaamde ‘Kader-MKS’, waarvan diverse branches in de bouw branchemodellen voor kwaliteitszorg hebben afgeleid. Het belangrijkste kenmerk van het Kader-MKS is een structuur voor de opbouw van een kwaliteitssysteem in de vorm van een matrix. Horizontaal zijn in de matrix de hoofdfasen van het bouwproces uitgezet; verticaal de aspecten die in ieder proces moeten worden beheerst. Het principe van de MKS-matrix is weergegeven in de onderstaande figuur.


Kader MKS

Structuur
0. Algemeen 1. Initiatief 2. Ontwerp 3. Uitwerking 4. Voorbereiding uitvoering 5. Uitvoering 6. Beheer en gebruik
0. Doelen en uitgangspunten
1. Organisatie
2. Communicatie
3. Eisen
4. Middelen
5. Inkoop / derden
6. Tijd
7. Financiën
8. Realisatie
9. Ervaringen

Het MPKK is uitgewerkt voor de hoofdfasen ‘Initiatief’ t/m ‘Uitvoering’ en daarbinnen voor de kwaliteitszorgaspecten die van belang zijn voor de coördinatie van de bouwpartners. Het beperkt zich met andere woorden tot de aspecten met een ‘bedrijfsoverschrijdend karakter’. De interne kwaliteitszorg van de individuele bouwpartners wordt geheel aan de eigen verantwoordelijkheid van die partners overgelaten.

Voor elk van de kolommen 1 t/m 5 van de MKS-matrix zijn in het model een checklist en een aantal specifieke hulpmiddelen (voorbeelden en standaardformulieren). De checklist geeft een opsomming van de aspecten die in het kader van de afstemming van de werkzaamheden van bouwpartners aan de orde moeten komen. De aspecten zijn gerangschikt in de volgorde waarin ze normaal gesproken in een project aan de orde komen. In een speciale kolom van de checklists is met cijfers die corresponderen met de beheersaspecten, de relatie met het MKS aangegeven. De checklists bevatten ‘hyperlinks’ naar de modellen, formulieren en hulpmiddelen die in projecten kunnen worden gebruikt voor de beheersing van de bedrijfsoverschrijdende kwaliteitszorgaspecten.

1.13 Niet alléén voor de afstemming tussen bouwpartners

Het MPKK is primair bedoeld voor de afstemming tussen bouwpartners in een project, bij faseovergangen, maar ook binnen de fasen. Werken met het MPKK kan echter ook gunstige effecten hebben op kwaliteitsaspecten die niet direct te maken hebben met de afstemming tussen bouwpartners. Zo is uit de praktijktoetsen gebleken dat het MPKK ook behulpzaam is bij:

  • het bewaken van de noodzakelijke input voor de eigen werkzaamheden in een project;
  • het goed afsluiten van een fase;
  • de bewaking van de projectvoortgang;
  • de beheersing van de bedrijfseigen risico’s;
  • het leveren van een goede productkwaliteit (‘een goed product door een goed proces’).

1.14 Pas op voor bureaucratie!

Het grote gevaar bij modellen als het MPKK en – meer in het algemeen – kwaliteitssystemen is dat we alles te gedetailleerd willen regelen en bouwers verworden tot bureaucraten. Het is belangrijk om in processen ruimte te houden voor creativiteit en inventiviteit. De bedoeling van het MPKK is om de slagvaardigheid te vergroten, niet om die te belemmeren. Des te belangrijker is het daarom om praktische keuzen te maken uit de modellen die in het MPKK worden aangeboden. Pas alleen toe wat toegevoegde waarde heeft in uw project en voorkom ‘het lijstjes invullen om het lijstjes invullen’.