0

Wilt u deze kennis delen met collega's? Klik dan hier om uw collega's uit te nodigen.

1 Beter ontwerp door vragenronde in gunningsfase

1 Beter ontwerp door vragenronde in gunningsfase

1.1 Vraagspecificatie interpreteren

Normaal gesproken dienen inschrijvende partijen ontwerpvoorstellen in op basis van hun interpretatie van het Programma van Eisen (PvE). Aan de hand daarvan wordt gegund. Vaak zijn deze voorstellen (deels) gebaseerd op een verkeerde interpretatie van het PvE en komt men hier pas bij gunning achter, als het te laat is. Mede op basis hiervan is besloten bij de aanbesteding nieuwbouw Boldingh-Populier-DAK twee aanpassingen door te voeren ten opzichte van standaard aanbestedingen:

  1. Het houden van een gezamenlijke informatieronde, met presentaties van de opdrachtgever;
  2. Een éénmalige inhoudelijke individuele vragenronde (‘interpretatie van de opgave’), die is ingebouwd in het begin van de gunningfase. Oftewel: voordat inschrijvende partijen energie steken in de uitwerking van ‘ongewenste oplossingen’.

Om de vragenronde goed te laten verlopen zijn vooraf in samenwerking met de opdrachtgever en aanbestedende dienst spelregels opgesteld.

1.2 Spelregels

  1. Het doel van de gesprekken is om gericht vragen over de Vraagspecificatie te beantwoorden van de inschrijvende partijen. Gerichte vragen zijn bedoeld om de Vraagspecificatie te verhelderen (b.v. helderheid verkrijgen over de relatie tussen onderdelen en/ of de betekenis voor het gebruik).
  2. Elke Gegadigde krijgt dezelfde gespreksduur (een uur), op dezelfde dag met hetzelfde maximale aantal deelnemers (4).
  3. Gegadigden mogen zelf bepalen met welke teamleden zij naar het gesprek komen (maximaal 4).
  4. Vragen kunnen worden toegelicht aan de hand van ontwerpschetsen e.d. (ter onderbouwing). Het is dus niet ‘verboden’ om ontwerpschetsen e.d. te laten zien of om ter plekke te schetsen.
  5. De aanbestedende dienst ‘stuurt’ niet in de richting van een bepaalde ontwerpoplossing. Het is uitdrukkelijk geen ontwerpsessie. De beoordeling van het ontwerp volgt namelijk pas nadat de inschrijvingen zijn ingediend.
  6. Daarnaast maakt de aanbestedende dienst van ieder gesprek een verslag in de vorm van vragen en antwoorden. Dit verslag legt de aanbestedende dienst, kort na het gesprek, eerst in concept ter reactie voor aan de betreffende partij. Vervolgens wordt het, na het verwerken van eventuele opmerkingen, in de Nota van Inlichtingen opgenomen.
  7. Sommige vragen worden wellicht later beantwoord, bijvoorbeeld als het antwoord eerst intern moet worden besproken.
  8. Inschrijvende partijen kunnen uiteraard ook nog steeds vragen stellen via de procedure zoals omschreven in de gunningleidraad.

1.3 Observatie

Voor de opdrachtgever was het voor het eerst dat bij een Design & Build aanbesteding een stuctuurontwerp is meegeven als richtinggevend element. Juist hierover waren een aantal vragen tijdens de individuele vragenronde. Want, zo vroegen de genodigde partijen zich af, wat is de betekenis van het structuurontwerp? In hoeverre kan ervan worden afgeweken worden? De vragenronde gaf de genodigde marktpartijen een beter gevoel bij wat voor de opdrachtgever vastlag, waar ontwerpruimte was en wat de opdrachtgever belangrijk vond. Daarnaast gaf de vragenronde helderheid over wat leidend was: het structuurontwerp, het PvE of een bepaald gunningcriterium.

De gesprekken droegen eraan bij dat marktpartijen meer durfden te dromen. Het maakte duidelijk dat de opdrachtgever open stond voor andere oplossingen dan vastgelegd in het structuurontwerp, mits ‘de geest die uit het structuurontwerp spreekt’ niet verloren ging. De opdrachtgever liet zich graag verrassen door mogelijkheden die hij zelf niet had bedacht. Helderheid over deze mate van vrijheid is wellicht de grootste toegevoegde waarde van de gespreksronde.