0

publicatie: Bouwen aan het Programma van Eisen

1 Inleiding

1 Inleiding

1.1 Het programma van eisen

Er was een tijd dat gebouwen werden ontworpen en gebouwd zonder dat vooraf een programma van eisen (PvE) werd opgesteld. De architect was de 'bouwmeester' en de vertrouwensman van de opdrachtgever. In nauw onderling overleg ontstond gaandeweg een passend ontwerp en op de bouwplaats hield de architect de uitvoering nauwkeurig in de gaten. Maar organisaties werden groter en gebouwen werden complexer, evenals de bouwregelgeving. De opdrachtgever en de architect konden niet meer alles overzien en beheersen. Andere ontwerpdisciplines deden hun intrede, zoals de bouwfysicus, de constructeur en de installatieadviseur. Ook bij de uitvoering zijn steeds meer specialisten betrokken.

Er is dus in de loop van de jaren veel kennis en kunde toegevoegd aan het ontwerp- en bouwproces. Toch zijn opdrachtgevers en gebruikers vaak ontevreden met het eindresultaat. Te vaak is er sprake van suboptimalisaties per discipline en is er in het bouwproces te weinig aandacht voor de werkelijke behoeften van opdrachtgevers en - vooral - gebruikers. Anno 2006 is in de bouw breed het besef doorgebroken dat de bedrijfstak veel klantgerichter moet werken dan ze gewend was. De bouw moet waarde toevoegen voor opdrachtgevers en gebruikers. Daarbij moet niet alleen worden gekeken naar de korte termijn (lees: tot en met de oplevering), maar vooral ook naar de lange termijn (lees: de gehele levenscyclus van een gebouw)*. Om waarde te kunnen toevoegen, is het noodzakelijk om te weten en begrijpen wat 'waarde' voor een specifieke opdrachtgever, een specifieke organisatie en voor specifieke gebruikers inhoudt. Het middel bij uitstek om die boodschap over te brengen is het PvE.

* Dit zijn belangrijke doelstellingen van onder andere PSI-Bouw (Proces- en systeeminnovatie in de bouw). Dit is het nationale onderzoeks- en ontwikkelingsprogramma dat een transitie in de bouw moet bewerkstelligen na de Bouwenquête van de Tweede Kamer in 2003. In PSI-Bouw werken overheid, bedrijfsleven en wetenschap samen.

Het is de taak van de opdrachtgever om in samenspraak met de gebruikers een programma van eisen op te stellen. Het is verstandig om daar ruim de tijd voor te nemen. Het gaat er immers om de uitgangspunten vast te leggen voor een gebouw dat tientallen jaren mee moet gaan en dat onderdak moet bieden aan een organisatie die waarschijnlijk voortdurend in beweging is. Het gaat om een huisvesting waarin bewoners, medewerkers en bezoekers zich thuis voelen en optimaal kunnen functioneren. En het gaat bovendien om een huisvesting die het visitekaartje van de organisatie is! Maar het opstellen van een programma van eisen is een ingewikkelde zaak en voor de meeste opdrachtgevers en gebruikers geen core business. Daarom is het verstandig dat zij zich laten adviseren. Bij kleine bouwwerken kan de architect eventueel optreden als PvE-adviseur. Voor complexere huisvestingsopgaven is het zinvol een specialist in te schakelen, die bijvoorbeeld ook veel kennis moet hebben van regelgeving en normering. Een adviseur kan evenwel nooit de rol en verantwoordelijkheid van de opdrachtgevers en gebruikers overnemen. De essentiële informatie moet van hén komen. Het is de taak van de adviseur om de juiste vragen te stellen en de informatie te vertalen in een document dat het ontwerp- en bouwproces inhoudelijk kan sturen.

1.2 Status van de publicatie

Deze publicatie handelt voornamelijk over het proces van het maken van project-PvE's en moet worden gelezen in samenhang met 'Bouwstenen'. Beide publicaties vormen samen de volledige herziening van SBR 258. De geschiedenis van de SBR-publicaties over het PvE is samengevat in figuur 1.

Figuur 1
Geschiedenis van de SBR-publicaties over het programma van eisen

1.3 Aanleidingen voor de publicatie

Er zijn verschillende aanleidingen voor deze publicatie, die hieronder kort zijn toegelicht.

  • Er is nog steeds vraag naar SBR 258, maar de publicatie uit 1996 is verouderd. De beschrijvingen van structuur en inhoud van het PvE kloppen niet meer met de publicatie 'Bouwstenen'. Ook de procesbeschrijving is niet geheel accuraat meer. Op bepaalde punten wordt '258' bovendien als te theoretisch ervaren, te ver afstaand van bijvoorbeeld de gangbare PvE-advisering in Nederland. In deze publicatie, 'Bouwen aan het PvE', is dan ook meer aandacht besteed aan de aansluiting op die praktijk.
  • SBR 258 is met name gebaseerd op het 'traditionele' bouwproces, met gescheiden verantwoordelijkheden voor ontwerp en uitvoering. Hoewel dat nog steeds de dominante bouworganisatievorm is, zijn vormen waarbij de verantwoordelijkheid voor ontwerp en uitvoering in één contract is ondergebracht, de laatste jaren sterk in opkomst. Bij toepassing van dergelijke 'geïntegreerde contracten' heeft het PvE een andere rol en positie. In deze publicatie wordt daarop ingegaan.
  • Ondanks de veroudering is een aantal basisprincipes uit SBR 258 actueler dan ooit. Het beste voorbeeld daarvan is het principe van de gefaseerde ontwikkeling van het PvE, in wisselwerking met het ontwerp. Dit principe ligt bijvoorbeeld ook ten grondslag aan de methode 'Systems Engineering', die tegenwoordig in de GWW-sector door Rijkswaterstaat en ProRail wordt toegepast bij grotere projecten. Ook in de aanbestedingsprocedure 'concurrentiegerichte dialoog', die in Europees verband is ontwikkeld, is het principe terug te vinden. Deze procedure wordt door onder andere Rijksgebouwendienst en Rijkswaterstaat toegepast bij de aanbesteding van PPS-projecten.
  • Een ander actueel principe uit SBR 258 is het gebruik van oplossingsongebonden functionele omschrijvingen en prestatie-eisen. Onder andere bij geïntegreerde contracten, waarbij het de bedoeling is om optimaal gebruik te maken van de kennis en kunde van aanbiedende partijen, is een oplossingsongebonden definitie van de huisvestingsvraag cruciaal. 'Functioneel specificeren' is ook een belangrijk onderdeel van Systems Engineering. In deze publicatie is daarom ingegaan op geïntegreerde contractvormen en Systems Engineering, inclusief hun implicaties voor het programmeringsproces en de opbouw en inhoud van het PvE.

1.4 Doelgroepen

Deze publicatie is - in samenhang met de publicatie 'Bouwstenen' - een leidraad voor het gestructureerd opstellen van een PvE. Aan de hand van beide boekwerkjes kunnen opdrachtgevers, gebruikers, ontwerpers en adviseurs in het PvE het gewenste kwaliteitsniveau expliciet maken en in de diverse stadia van het ontwerp toetsen.

De publicatie is bedoeld voor:

  • mensen die PvE's voor gebouwen maken, zoals opdrachtgevers, gebruikers en hun adviseurs. Zij kunnen in deze leidraad lezen hoe ze het PvE kunnen ontwikkelen en actueel kunnen houden in wisselwerking met het ontwerp en hoe ze het PvE kunnen inzetten als een instrument voor kwaliteitsbeheersing in het bouwproces;
  • adviserende, ontwerpende en uitvoerende partijen in het bouwproces; zij kunnen in de geest van de leidraad de eigen werkzaamheden en resultaten op systematische wijze afstemmen op en toetsen aan de vraag van de opdrachtgever en de gebruikers.