0

publicatie: Gezond beheren van kantoorgebouwen

1 Inleiding

1 Inleiding

Ruim een derde van de werkende Nederlandse bevolking is gehuisvest in kantoren. Een grote meerderheid van deze mensen werkt, gedurende het grootste gedeelte van de week, hele dagen op kantoor. Uit onderzoek is gebleken dat de kwaliteit van de werkomgeving een belangrijk aspect van de huisvesting is dat kan leiden tot klachten met betrekking tot gezondheid, comfort en welzijn van gebruikers. Dit kan weer aanzienlijke directe en indirecte kosten met zich meebrengen zoals improductiviteit en ziekteverzuim.

Met name het afgelopen decennia is veel kennis en inzicht ontwikkeld als resultaat van nationaal en internationaal onderzoek. Aanvankelijk stond het binnenklimaat centraal. Gaandeweg werden er veel meer aspecten bij betrokken, zoals onder andere bouwfysische onderwerpen (geluid, daglicht, kunstlicht), ruimtelijke aspecten en belevingsaspecten.

Uit onderzoek blijkt dat in een groot aantal kantoren klachten ervaren worden. In tabel 1 staan onderzoeksresultaten weergegeven over de omvang van de problematiek (klachten). Ook is de afgelopen jaren veel informatie beschikbaar gekomen over oorzaken van klachten in gebouwen ('sick buildings') en over het voorkomen van klachten ('healthy buildings'). Uit onderzoek in probleemgebouwen in de praktijk is gebleken dat de klachten vaak een technische oorzaak hebben: onvoldoende ventilatie, te hoge temperaturen, te hoge luchtsnelheden etc. De achterliggende oorzaken kunnen zowel liggen in het ontwerp (van gebouw en installatie) als in het gebruik en het beheer van het gebouw.

Tabel 1
Percentage van de medewerkers met klachten en ontevredenheid met de kantooromgeving in Nederland [2].

Ontevredenheid/klacht %
Gezondheid
Oogklachten 19,5
Neus/keelklachten 23,5
Neurologische klachten 20,3
Klimaat
Droge lucht 43,5
Temperatuurschommelingen 35,3
Te hoge temperatuur 29,1
Luchtkwaliteit (muf, onaangenaam) 27,0
Tocht 26,7
Stoffige lucht 18,4
Overig
Verlichting, spiegelingen 13,1
Statische schokken 10,5
Geluid 25,1

De uitgangssituatie voor het 'gezond beheren' is een gebouw dat 'gezond ontworpen' is. . Een instrument wat hiervoor een handreiking biedt is het Basis(keuze)document gezonde kantoorgebouwen [1].

In het ontwerpproces, maar ook vóór de ingebruikneming van een bestaand gebouw, is het belangrijk dat afstemming en overleg plaatsvindt over de wensen en eisen van de gebouwgebruikers en de prestatie van het te betrekken gebouw. Vaak wordt het facilitymanagement pas in het proces betrokken op het moment dat het gebouw in gebruik wordt genomen. Uitgangspunten liggen dan al vast; er zijn nauwelijks mogelijkheden meer om te sturen op aspecten die rand voorwaarden vormen voor gezond beheer. Het is belangrijk dat al vanaf het begin van een huisvestingsproces de gezondheidsaspecten van het te betrekken gebouw in de gaten worden gehouden. Teneinde de facilitymanager bij het initiatief tot bouwen te betrekken, hem inzicht te geven in het bouwproces en hem oplossingen te bieden voor de op hem afkomende problematiek, wordt de publicatie Facilitymanager ...Bouwwijzer [32] uitgegeven.

Een methode die gehanteerd kan worden om het gewenste kwaliteitsniveau van de huisvesting te halen is het hanteren van een integraal kwaliteitssysteem. In de publicatie Model Integraal ProjectKwaliteitsPlan [11] is een model geschetst voor een kwaliteitsplan dat gedurende het totale proces (van initiatief t/m beheer) gehanteerd dient te worden.
Met het kwaliteitssysteem kunnen onder meer (op basis van prestatie-eisen en specificaties) afspraken gemaakt worden over wie wat wanneer doet en hoe controles uitgevoerd dienen te worden. Met het oog op gezonde huisvesting is het van belang dat er vanaf de eerste fase van het huisvestingsproces een deskundige die kennis heeft van eisen met betrekking tot gezondheid, deelneemt aan dit proces.
Bij de ingebruikneming van het gebouw dient de relevante informatie met betrekking tot de 'gezonde' uitgangssituatie overgedragen te worden aan degenen in de functie van:

  • facilitymanager;
  • gebouwbeheerder.

Doelstelling

De handleiding moet betrokkenen in staat stellen om kantoorgebouwen zodanig te beheren dat veiligheid, gezondheid en welzijn van de gebouwgebruikers niet negatief worden beïnvloed.

Aanvullend op deze doelstelling is beheren beschouwd vanuit een energiezuinig kader. Dit betekent een optimalisatie van de aspecten 'gezondheid' en 'energiezuinigheid' bij het beheren.

Doelgroep

De handleiding is met name bedoeld voor:

  • degenen die verantwoordelijk zijn voor huisvesting en gebouwgebonden diensten namens de klantorganisatie in het gebouw (vaak in de functie van facilitymanager);
  • degenen die verantwoordelijk zijn voor de gebouwen namens de eigenaar (vaak in de functie van gebouwbeheerder). Zij zijn in dienst van ofwel de vastgoedafdeling van de gebruikersorganisatie (wanneer de gebruikersorganisatie zelf eigenaar is), ofwel een zelfstandig vastgoedbedrijf;
  • de medewerkers van de facilitaire organisatie die leidinggeven aan de dagelijkse beheerprocessen.

Daarnaast is de handleiding ook waardevol voor alle overige direct betrokkenen bij het beheer van kantoorgebouwen. Dit zijn:

  • de medewerkers die een specifieke rol hebben op het gebied van arbeidsomstandigheden (bijvoorbeeld leidinggevenden, arbocoördinatoren);
  • aanbiedende partijen van onderhoudsdiensten (bijvoorbeeld installateurs).

Door ontwikkelingen in de markt ontstaan verschillende varianten van de rol van de facilitymanager. Door uitbesteding van facilitaire diensten wordt steeds vaker ook de coördinatie van die diensten uitbesteed. De twee uiterste varianten zijn de interne farilitymanagementorganisatie (geheel intern) en de (externe) integrale FM-aanbieder (100% uitbesteed). Of de rol van facilitymanagement nu door een interne afdeling wordt vervuld of door een externe commerciële aanbieder, de handleiding kan voor alle varianten een toegevoegde waarde hebben. De handleiding biedt ook informatie ter ondersteuning van de inhoudelijke communicatie en het afsluiten van contracten tussen de facilitymanager/ gebouwbeheerder en de aanbiedende partijen.

1.1 Definities en afbakening

Beheer en onderhoud omvatten alle technische en organisatorische maatregelen om de huisvesting functioneel en technisch op niveau te houden voor de organisatie. In deze handleiding zijn alleen die aspecten benoemd die een directe relatie hebben met de gezondheid en het welzijn van de gebouwgebruikers, en die behoren tot de reguliere beheer- en onderhoudsprocessen van de facilitymanager of gebouwbeheerder.

De arbeidsomstandighedenregelgeving is gericht op veiligheids-, gezondheids- en welzijnsbelangen. Veiligheid komt in deze handleiding met name aan bod als het gaat om het voorkomen van ongevallen, zoals bijvoorbeeld valgevaar, aanwezigheid van noodverlichting en -uitgangen.
Aspecten van veiligheid die te maken hebben met calamiteiten en het functioneren van (nood)installaties, zoals bijvoorbeeld het periodiek controleren van brandmelders en -blusapparatuur, veiligheidsaspecten van elektrische installaties en dergelijke, blijven buiten beschouwing. Voor deze aspecten van veilgheid zijn veelal (concrete) wettelijke eisen voorhanden waaraan voldaan moet worden (zie ook Arbobesluit artikel 3.4 tot en met 3.8).
Veiligheid (van derden), bij bijvoorbeeld glazen wassen, wordt ook buiten beschouwing gelaten. Dit zijn onderwerpen die een onderdeel vormen van interne aangelegenheden van de facilitaire organisatie. Ook komen rookbeleid, seksuele intimidatie of type beeldschermen niet aan bod (meestal buiten het bereik van de facilitaire organisatie).

Gezond beheer wordt gedefinieerd als het geheel van beleid, fysieke maatregelen en communicatie dat ten goede komt aan gezondheid, veiligheid en welzijn van de gebruikers van het gebouw. Hierbij ligt de nadruk op gezondheid en welzijn.

Toepassingsgebied

Bij de uitwerking is aandacht besteed aan aspecten van beheer die betrekking hebben op de huisvesting. Onder huisvesting wordt hier verstaan:

  • het gebouw;
  • de installaties;
  • een deel van de inrichting, namelijk werkplekken en vergaderfaciliteiten.

Bijzondere ruimten zoals centrale reprovoorzieningen, restaurant en catering, postkamer, parkeergelegenheid en het buitenterrein zijn niet in de uitwerking betrokken.

Categorieën beheeractiviteiten
De handleiding is gericht op de volgende categorieën van beheeractiviteiten:

  • dagelijks beheer
    Dagelijkse beheeractiviteiten hebben betrekking op de dagelijkse gang van zaken in het gebouw. Dit betekent niet dat de beheeractiviteiten dagelijks moeten worden uitgevoerd. Het betekent wel dat deze activiteiten continu aandacht behoeven zonder dat er sprake is van klachten, problemen of incidenten.
  • periodiek beheer
    Periodieke beheeractiviteiten zijn planmatig vast te leggen en komen regelmatig terug. Vaak wordt in dit verband gesproken van preventief onderhoud. Dit zijn alle maatregelen die worden genomen en uitgevoerd op basis van prognoses, met de bedoeling de kans op storingen en problemen in de huisvesting te voorkomen.
  • incidenteel beheer
    Incidentele beheeractiviteiten hebben betrekking op gevolgen van wijzigingen in het gebruik van het gebouw, zogenaamde kleine (functionele en technische) aanpassingen van het gebouw.
    Onder incidenteel beheer vallen in principe ook correctieve beheeractiviteiten op grond van klachten of problemen. Voor het verhelpen van klachten en acute problemen wordt verwezen naar de Toets gezond kantoor [3]. Renovatie is het functioneel en technisch geschikt maken van de huisvesting op basis van gewijzigde eisen. Bijbehorende activiteiten worden veelal projectmatig aangepakt en vallen niet binnen het bereik van deze handleiding. Hiervoor wordt onder meer verwezen naar het Basis(keuze)document gezonde kantoorgebouwen [1] en Renovatie en binnenluchtkwaliteit [4].

Type gebouwen
De handleiding is geschreven voor het beheer van kantoorgebouwen die in gebruik zijn als huisvesting van administratieve processen. Wanneer andere dan administratieve processen plaatsvinden in het gebouw, kunnen die (ook) van invloed zijn op de gezondheid. Deze processen worden in deze handleiding buiten beschouwing gelaten.

Gebouwgebruikers
Gebouwgebruikers zijn de medewerkers van de gebruikersorganisatie die in het gebouw werkzaam zijn.

N.B.
De handleiding geeft geen uitputtend overzicht van alle aspecten die bij het beheren een rol spelen. De handleiding richt zich alleen op die aspecten die een directe relatie hebben met de gezondheid en het welzijn van de gebouwgebruikers.

1.2 Opbouw handleiding

De handleiding bestaat uit twee delen:

  • Deel I; Processen en communicatie
    Dit deel van de handleiding is geschreven voor het facilitair management; het behandelt strategie, beleid en implementatie van gezond beheren. In dit deel worden handreikingen gegeven voor sturing van de beheerprocessen, de methode van werken en communicatie met de gebouwgebruikers.
  • Deel II; Aandachtspunten beheeractiviteiten
    Dit deel bevat aandachtspunten voor de verschillende beheeractiviteiten die van belang zijn voor een gezonde kwaliteit van de huisvesting: praktische informatie op basis waarvan de beheeractiviteiten op een 'gezonde wijze' procesmatig geselecteerd, uitgevoerd en gecontroleerd kunnen worden. Het is geschreven voor de personen die feitelijk de beheeractiviteiten aansturen.

Relatie deel I en deel II
In de matrix op de volgende pagina is de relatie tussen de hoofdgroepen van gezond beheren, zoals geluid en thermisch comfort (invalshoek deel I), en de facilitaire producten, zoals huisvesting, diensten, middelen (invalshoek deel II) [5] weergegeven. Bij elke hoofdgroep van gezond beheren wordt verwezen naar de paragrafen van deel II van de handleiding, waar een toelichting wordt gegeven op de risico's voor de gebruiker en concrete aanbevelingen voor optimalisatie worden gegeven.

Matrix: relatie tussen hoofdgroepen gezond beheer en facilitaire producten
FACILITAIRE PRODUCTEN HOOFDGROEPEN GEZOND BEHEREN
hoofdgroep code (FKG) product paragraaf inrichting thermisch binnenklimaat luchtkwaliteit licht geluid veiligheid & hygiëne
Huisvesting
Gebouw 1.21 gebouwschil 6.1 X X X X
1.22/1.23 inbouw/ vaste inrichting 6.2 X X X X X X
Gebouw onderhoud 1.41/1.42 onderhoud bouwkundig 7.1 X X X
1.43 onderhoud installaties 7.2 t/m 7.6 X X X X X
Diensten
Schoonmaak 2.41 binnenzijde object 8.1 X X
Middelen
Losse inrichting 3.11 meubilair 9.1 X X X
3.12 groenvoorziening 9.2 X
Kantoorbenodigdheden 3.21 kantoorapparatuur 9.3 X X X X X
Organisatie
Arbeidsomstandigheden 8.31 veiligheid 10.1 X X

1.3 Positionering van de handleiding 'Gezond beheren van kantoorgebouwen'

Inmiddels is er een aantal instrumenten en publicaties op de markt waarin aandacht wordt besteed aan gezond beheren van kantoorgebouwen en installaties. Initiatieven die in dit kader kunnen worden genoemd, zijn:

  • Risico-inventarisatie en -evaluatie [6]
    In de Arbowet is vastgelegd dat iedere organisatie verplicht is een risico-inventarisatie uit te voeren. De risico-inventarisatie en -evaluatie is een middel om tot maatregelen te komen die arbeidsomstandigheden verbeteren. Op basis van de resultaten wordt een plan gemaakt en uitgevoerd. De eisen waaraan de inventarisatie moet voldoen, staan omschreven in [6].
  • Toets Gezond Kantoor [3]
    Dit instrument biedt de facilitymanager handreikingen om klachten (en risico's) inzichtelijk te maken, op een structurele wijze oorzaken aan te wijzen en problemen op te lossen. De Toets Gezond Kantoor leent zich voor het gestructureerd uitvoeren van het huisvestingsgebonden deel van de verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie.
  • Onderhoudsrichtlijnen voor Luchtbehandelingsinstallaties [7]
    De onderhoudsrichtlijnen bevorderen bescherming van het binnenmilieu, bewaking van het energiegebruik, verbetering van de contractstukken en een correcte afhandeling bij storing.
  • Renovatie en Binnenluchtkwaliteit [4]
    Deze handleiding biedt een overzicht van mogelijkheden voor het beschermen van de binnenluchtkwaliteit voor, tijdens en na kantoorrenovaties.
    Achtereenvolgens worden de volgende thema's behandeld: de materiaalkeuze, de installatiekeuze, de organisatie van renovatieprocessen en het controleren en monitoren van de binnenluchtkwaliteit.

Er is verder een aantal initiatieven die gericht zijn op het ontwerpen van gezonde gebouwen. Een belangrijk instrument in deze is het Basis(keuze)document gezonde kantoorgebouwen [1]. Ook is het Nationaal pakket Duurzaam Bouwen Utiliteitsbouw [8] op de markt verschenen. Het thema binnenmilieu is een van de milieuthema's dat hierin is uitgewerkt. Het Nationaal pakket richt zich zowel op nieuwbouw als op beheer.

Er zijn ook een aantal instrumenten op de markt die gericht zijn op het meten van de kwaliteit van een (bestaand) gebouw. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Real Estate Norm (REN) [9]. Bij dit soort instrumenten wordt vanuit een breed kader de kwaliteit in beeld gebracht. Hierbij ligt de primaire aandacht, in tegenstelling tot deze handleiding, niet op (gezond) beheren, maar op de kwaliteit van de huisvesting in het algemeen.

In tegenstelling tot de genoemde publicaties wordt in deze handleiding met name aandacht besteed aan het beheerproces.

In onderstaand schema is een overzicht gegeven van publicaties waarin bijzondere aandacht is besteed aan gezonde kantoorgebouwen.

Uitgave Doel Doelgroep
Basis(keuze)document gezonde kantoorgebouwen Aanbieden van gestructureerde kennis voor gezond bouwen Alle betrokkenen in het bouwproces
Nationaal pakket Duurzaam Bouwen Utiliteitsbouw Impuls geven aan duurzaam bouwen m.b.v. het pakket van maatregelen Alle betrokkenen in het bouwproces
Arbowet- en regelgeving Bevorderen van gezondheid, veiligheid en welzijn Werkgevers en werknemers
Toets gezond kantoor Inventariseren en oplossen van risico's/klachten m.b.v. de geboden gebouwbeheerder instrumenten Werkgever/Arbodiensten/facilitymanagement
Handleiding Gezond beheren van kantoorgebouwen Beoordelen en sturen van beheerprocessen die leiden tot een gezond gebouw Facilitymanagement/gebouwbeheerder
Onderhoudsrichtlijnen voor luchtbehandelingsinstallaties Richtlijnen voor het invullen en opstellen van contracten gericht op dekwaliteit van het binnenklimaat Installateurs/adviseurs
Renovatie en binnenluchtkwaliteit Overzicht van mogelijkheden voor beschermen van het binnenklimaat voor, tijdens en na renovaties Betrokkenen bij renovatieprocessen